Шаблон письма просьбы. Письмо-просьба

Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо . Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.

Составление

В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:

  • исходящий номер и дата составления документа;
  • данные составителя (ФИО и должность лица, являющегося инициатором создания письма);
  • наименование документа, в котором кратко (одной фразой) обозначается его суть;
  • обращение к получателю (чаще всего используется личностное обращение, например, «Уважаемый Федор Степанович!»);
  • основной текст письма-просьбы, начинающийся с фразы, содержащей глагол «просить», например, «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас оказать содействие…» или «Просим Вас предоставить…»;
  • вежливая форма выражения надежды на благоприятный исход дела, при этом используются фразы «Надеемся на положительное решение нашего вопроса» или «Надеемся на Вашу помощь в…»;
  • подпись составителя (чаще всего письмо-просьба подписывается руководителем организации, его заместителем или начальником структурного подразделения).

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.

Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.

Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.

Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?

В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам , поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Например:

В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.

Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:

В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.

Например:

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.

В деловом обороте выделяют документы строго официальные, оформляемые по единому образцу или в соответствии с принятыми нормами (например, ), и почти неофициальные, составляемые, когда требуется решить неожиданный вопрос , обратиться за помощью или выразить благодарность. Ошибочно считается, что «свободная» форма проще в употреблении; напротив, для того, чтобы написать убедительное обращение или письмо, придётся приложить значительно больше усилий, чем для заполнения унифицированного бланка.

Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже. Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем . Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

И послания с просьбой оказать содействие, и по очевидным причинам не могут быть составлены по единому образцу: используя унифицированную форму, просто невозможно адаптироваться под конкретные обстоятельства. Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение , текущее материальное состояние и другие факторы. Кроме того, письмо должно носить ярко выраженный доверительный характер: если это будет строго официальный документ, адресат, находящийся в по умолчанию более выгодном положении, скорее всего, предпочтёт ответить отпиской или просто откажется от диалога, отправив послание в мусорную корзину.

Важно : на всём протяжении письма необходимо придерживаться тёплого и уважительного тона. Нельзя забывать, что письмо-просьба - это не официальное требование, оно может быть беспрепятственно проигнорировано или отвергнуто получателем. Одно только уважение без достаточной мотивации результатов не даст, но хотя бы сможет удержать внимание читателя, заставив его дойти до конца текста.

Перед тем как приступить к составлению письма-просьбы о решении проблемы, отсрочке выплат или предоставлении скидки, имеет смысл определиться с адресатом. В зависимости от обстоятельств это могут быть:

  • частное лицо - например, богатый инвестор или влиятельный учёный;
  • индивидуальный предприниматель или владелец общества с ограниченной ответственностью;
  • юридическое лицо в целом, если отправителю неизвестно имя директора или для него не имеет смысла, кто именно ответит на послание;
  • государственный служащий любого уровня - от мэра небольшого городка до губернатора или ответственного руководителя какой-либо структуры.

Естественно, письмо, направляемое предпринимателю средней руки , по духу будет сильно отличаться от официального послания с просьбой о содействии к председателю госкорпорации. Однако структура всех писем-просьб приблизительно одинакова; составителю достаточно уяснить себе, какие элементы обязательно должны присутствовать в любом письме, какие можно варьировать и от каких лучше совершенно отказаться. Сделать это значительно сложнее, чем , но всё же возможно. Разобраться в ситуации поможет приведённая далее инструкция.

Второй вопрос, который необходимо прояснить перед составлением письма-просьбы, - структура документа. Как уже упоминалось, унифицированной формы послания не существует, но общий план любых деловых писем почти одинаков - его и следует придерживаться. Официальная или полуофициальная просьба о содействии, помощи или об оказании услуг строится из следующих блоков:

  1. «Шапка». Состоит из логотипа организации, дополнительных узоров (рекомендуется использовать не стоковые, а собственной разработки; для этого не помешает нанять профессионального дизайнера) и наименования организации-отправителя, если последнее не является частью логотипа. Вопреки расхожему мнению, включать в «шапку» государственную символику Российской Федерации, в том числе флаг и герб, необязательно, тем более если отправитель - частное лицо, ИП или небольшая компания , не имеющая связи с госструктурами. Наличие флага и герба вряд ли повлияет на решение получателя, зато (при неумелом использовании) эти атрибуты вызовут у читателя подозрения в благонадёжности просителя.
  2. Вводная часть. В неё включаются:
    • официальные наименования компании-отправителя (полное и сокращённое) или фамилия, имя и отчество составителя письма-просьбы;
    • реквизиты адресанта, включая ИНН, ОГРН, статистические коды, регистрационные номера и расчётный счёт;
    • контактные данные: полный адрес с индексом, номера телефонов, адрес электронной почты, аккаунты в мессенджерах и социальных сетях итак далее;
    • опционально - наименование или фамилию, имя и отчество получателя, в зависимости от того, юридическое это или физическое лицо;
    • приветствие, отделённое от основного текста пустой строкой и выделенное посредством использования более крупного шрифта;
    • указания на основание обращения (возникновение просрочки, анализ результатов, наличие устной договорённости, проведение телефонных переговоров и так далее);
    • назначение письма-просьбы (устранение возникших недоразумений, скорейшее решение вопроса или безотлагательная помощь какому-либо лицу).
  3. Основной текст. В теле письма должна быть изложена (по возможности кратко, доходчиво и литературным русским языком) суть просьбы: уплатить долг, провести ремонтные работы , оказать материальную помощь приюту или предоставить скидку. В самом начале текста необходимо подчеркнуть, что письмо - именно просьба; проще всего это сделать, используя соответствующие производные: «Искренне прошу», «Просим Вас», «Наша организация просит», «Обращаюсь к Вам с просьбой» - и другие. Как уже говорилось, письмо-просьба - это не требование и тем более не приказ, поэтому с начала до конца послания необходимо строго придерживаться уважительного тона, помня, что заинтересованное лицо в данном случае - отправитель, а не читатель. Исключение составляют разве что послания с просьбой погасить задолженность; но и в этом случае не следует забывать об уважении к адресату. Также не помешает добавить в начале письма несколько тёплых слов (если отправитель и получатель хорошо знакомы) или официальных комплиментов, если составитель и адресат ранее не общались или взаимодействие проходило в строго деловых рамках. Если в одном письме содержится несколько различных по сути или связанных между собою просьб, каждой из них необходимо уделить свой абзац, а ещё лучше - создать маркированный список, имеющий весомое визуальное преимущество перед сплошным текстом.
  4. Заключение. Если письмо имеет для отправителя особое значение, здесь стоит ещё раз (кратко и убедительно) призвать читателя к действиям. Сделать это можно как двумя-тремя предложениями, являющимися квинтэссенцией основного текста, так и с помощью привлекающего внимание слогана. Не стоит, однако, слишком увлекаться; письмо-просьба должно иметь доверительный, а не коммерческий или рекламный характер. Пусть лучше его стиль будет незамысловатым, чем нарочито выверенным, вселяющим в читателя сомнения в искренности отправителя. Особенно это важно, если в письме содержится просьба о помощи или содействии.
  5. Прощание и подпись. ставится не всегда. Если цель составления документа - добиться содействия или поддержки, имеет смысл вместо этой формулы употребить другую, например «Заранее благодарен», «Заранее благодарю», «Спасибо за внимание», «Большое спасибо за помощь» и так далее. Какое бы словосочетание ни было использовано, от самой подписи оно непременно и безоговорочно отделяется запятой, а также, если позволяет место, новой строкой. Знак пунктуации в данном случае имеет не функциональное, а графическое значение, облегчая читателю восприятие текста; то же касается и переноса подписи на следующую строчку.
  6. Дата и печать. Сразу после подписи внизу письма нужно проставить дату его составления или, если оно было написано заранее, отправки. Ставить печать и личную подпись необязательно, но крайне желательно: это ещё один признак уважения к адресату. Даже если послание отправляется в электронной форме (хотя рекомендуется использовать бумажные документы), в конце страницы стоит разместить электронные копии оттиска печати (штампа) и личной подписи отправителя или заверить документ усиленной электронно-цифровой подписью.

Совет: если для адресанта важно получить ответ на письмо-просьбу в определённый срок, необходимо упомянуть об этом в основном тексте: например, «Мы ждём Вашего ответа не позднее…» или «Надеемся на получение разъяснений в срок до…». Иначе получатель, никакими обязательствами в отношении документа не связанный, может затянуть с ответом, что создаст для отправителя дополнительные сложности.

При отправлении письма-просьбы о помощи или погашении долга следует учесть, что в организациях обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь или уполномоченное лицо. Поэтому проситель, желающий, чтобы его послание прочёл непосредственно руководитель или директор, должен сделать на конверте пометку «Лично в руки», «Конфиденциально» или «На рассмотрение… (фамилия и инициалы адресата)». Впрочем, если в документе содержится просьба, не затрагивающая личной, коммерческой или производственной тайны, не будет ничего катастрофического в том, чтобы послание сначала прочёл и зарегистрировал секретарь, а лишь затем оно было передано директору или руководителю.

Несколько советов по написанию послания с просьбой о помощи:

  1. Письмо должно быть написано хорошим русским языком, без ошибок и опечаток. Это не только признак грамотности отправителя, но и свидетельство его уважения к получателю. Если же составитель документа не позаботился перечитать текст, говорить об искренности использованных им тёплых слов в адрес получателя как минимум неразумно.
  2. Если не представляется возможным использовать фирменный бланк (например, его просто не существует), нужно как минимум постараться подобрать привлекательный шрифт, используя разные размеры и начертания. Письмо-просьба должно быть не только убедительным, но и приятным для глаз - иначе адресат может не дотерпеть и прервать прочтение на середине, так и не дойдя до сути.
  3. Помня о том, что послание с просьбой о помощи или содействии - не строго официальный документ, при его написании нужно стараться избегать бюрократических оборотов и слишком длинных предложений. Чем проще получателю будет прочесть документ и понять суть обращения, тем с большей вероятностью он откликнется и примет необходимые меры.

Ошибки при составлении письма-просьбы

Чтобы окончательно разобраться с правилами и особенностями составления писем-просьб, следует рассмотреть небольшой пример, содержащий характерные для неопытных авторов ошибки:

Дорогой Валенский А. Д!

Просим вас пожертвовать в наш Фонд охраны диких ежей Подмосковья любую сумму, начиная с 500 тысяч рублей. Ждём вашего ответа не позднее 25 августа текущего года. Наш расчётный счёт - 1234567890.

Петров Л. М., заместитель Первого председателя Фонда.

Список допущенных в письме ошибок и примеры правильных решений:

  1. «Дорогой Валенский А. Д!». Правильный вариант: «Глубокоуважаемый Андрей Денисович!» (упоминание имени и отчества действует получателя лучше, чем холодно-официальное обращение по фамилии).
  2. В письме-просьбе полностью отсутствуют приветливые слова и комплименты. Правильный вариант: «Мы знаем, что Вы долго и продуктивно занимаетесь восстановление редких популяций ежей и имеете собственный небольшой зоопарк, а также являетесь лауреатом государственной премии «Поможем ежам» за 2009, 2011 и 2015 годы».
  3. Нет в примере убедительной аргументации. Правильный вариант: «Вы не только проводите самостоятельные исследования и общаетесь с ведущими специалистами в области евгеники ежей, но и активно помогаете различным экологическим организациям, а также не раз заявляли о своём желании спонсировать любые действия, связанные с созданием благоприятной эмоциональной обстановки для этих млекопитающих».
  4. «Просим вас пожертвовать…». При письменном обращении к одному человеку, тем более в деловом письме, а особенно если оно содержит просьбу, необходимо писать местоимение «Вы» с большой буквы. Использование другого написания - явный признак неуважения или как минимум невнимательности составителя, что в таком послании совершенно неуместно. Правильный пример : «Просим Вас пожертвовать».
  5. В основной части письма-просьбы то слишком мало, то излишне много конкретики. Следует подробнее описать суть работы Фонда, но при этом предоставить читателю возможность самостоятельно выбрать сумму пожертвования. Нет никакой видимой необходимости и в указании конкретной даты получения ответа: её упоминание нужно или обосновать, или исключить из тела письма. Правильный пример: « В связи с Вашим интересом к проблеме искренне просим Вас сделать посильное пожертвование в наш Фонд, с 2009 года занимающийся сбором информации о численности популяций ежей Подмосковья и условиях их существования, а также разрабатывающий проекты переселения неблагополучных зверьков в более комфортные места. Вы можете сделать перевод на наш расчётный счёт 1234567890 или, связавшись с нашим представителем, выбрать любой другой удобный способ помочь ежам. Если для Вас не составит сложности, просим ответить на письмо не позднее 25 августа текущего года: уже в начале сентября мы запускаем масштабный и дорогостоящий проект, поучаствовать в котором можете и Вы».
  6. Отсутствует в приведённом письме-просьбе и заключение. Правильный пример: « Надеемся на Ваше понимание и сочувствие. Всегда готовы ответить на возникшие вопросы и принять во внимание имеющиеся замечания. Здоровые и счастливые ежи - будущее нашей экологии!».
  7. В послании с просьбой о пожертвовании нет и заключительной формулы вежливости. Это, как и большинство других промахов, свидетельствует или о неспособности отправителя составить деловое письмо (как тогда ему можно доверять деньги?), или о его явном неуважении к адресату. Правильный пример:

Заранее благодарю за содействие!

Заместитель Первого председателя Фонда

Л. М. Петров.

Образцы писем-обращений с просьбой

Хотя письма-просьбы пишутся в свободной форме, составителю, особенно ранее не имевшему такого опыта, будет полезно ознакомиться с образцами самых распространённых посланий.

О выделении денег

Если необходимо обратиться за помощью или пособием к инвестору, спонсору или кредитору, следует оформить письмо с просьбой о выделении денежных средств.

О поставке товара

Иногда бывает необходимо попросить поставщика сдвинуть в ту или иную сторону сроки поставки товара или как можно скорее оформить заказ на новую партию.

Об отсрочке платежа

О снижении арендной платы

Если арендодатель решил поднять арендную плату или спустя некоторое время после заключения договора арендатор осознал, что мог бы тратить и меньше, можно попытаться исправить ситуацию, послав второй стороне письмо с просьбой снизить плату.

О предоставлении скидки

Не всегда продавец товара или услуги сам предлагает постоянным или особо выгодным клиентам участие в дисконтной программе. Добиться справедливости, сохранив при этом отличные взаимоотношения между сторонами, поможет отправка письма с просьбой о предоставлении скидки.

Об оплате задолженности

Время от времени даже самый порядочный кредитополучатель или клиент забывает об очередном взносе или об обязанности оплатить покупку. Мягко указать ему на неподобающее поведение поможет письмо с просьбой об оплате задолженности.

О содействии в решении вопроса

Если вопрос лежит не в сугубо финансовой сфере и гражданин или организация нуждается в оказании комплексной помощи, они могут выйти из ситуации, составив и разослав нескольким влиятельным получателям письма с просьбой о содействии в решении вопроса.

Особенности отправки письма-просьбы

В отношении отправки официальных посланий с просьбой о помощи или содействии можно дать несколько рекомендаций:

  1. Лучше использовать не электронные, а бумажные версии документа , пересылаемые курьером или заказным письмом через Почту России. Такой подход покажет не только особую заинтересованность отправителя, но и его готовность пойти ради получения ответа на определённые траты, что непременно создаст положительное впечатление на получателя.
  2. В отдельных случаях имеет смысл написать письмо от руки (разумеется, хорошо читаемым и приятным для глаз почерком) и на хорошей бумаге. Вряд ли этот способ подойдёт для массовых рассылок, но заинтересовать конкретного адресата точно поможет.
  3. Письма в обязательном порядке регистрируются в журнале исходящих документов организации-отправителя , а по получении - в журнале входящих документов получателя. Если переписка идёт между частными лицами, надобность в регистрации посланий отпадает.

Подводим итоги

Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко. Для оформления документа лучше использовать фирменный бланк, а если нет такой возможности - хотя бы подобрать привлекательные шрифты. Готовое письмо лучше посылать курьером или по почте.

Послание обязательно должно содержать преамбулу, несколько тёплых слов в адрес получателя, обоснование и суть просьбы. В заключение следует использовать традиционные формулы вежливости: «Заранее благодарю» или «С уважением». Документ рекомендуется заверить подписью руководителя и печатью или штампом организации, а в случае отправки по электронной почте - отсканированными изображениями подписи и оттиска печати или электронно-цифровой подписью.

Письмо-просьба относится к специальным документам. С его помощью человек может обратиться к другому человеку (адресату) с просьбой предоставить информацию, выполнить действие, оказать помощь (материальную или финансовую), произвести оплату и т.д. В этом материале мы с вами рассмотрим образцы и примеры оформления писем-просьб, скачать которые вы сможете внизу статьи.

Если нет связи с адресатом или другой возможности нему обратиться – оформляется письмо-просьба . По своему содержанию такое письмо имеет общие черты с письменным запросом. Оформляется оно на официальном бланке предприятия, регистрируется в журнале исходящей документации. На бланке обязательно указывается номер и дата регистрации письма-просьбы. Если возникнут спорные вопросы, то всегда можно доказать, что письмо-просьба было отправлено, с уточнением даты и даже точного времени отправки.

Письмо-просьба. Как правильно написать?

Большинство людей в определенный момент сталкиваются с необходимостью написать письмо с требованием или просьбой. Это может быть прошение на благотворительный взнос, просьба написать пропущенный экзамен, запрос на встречу с экспертом в той или иной области или требование о выдаче необходимого для отчетности документа. Какой бы ни была ваша цель, стиль написания будет одинаковым. Следуйте указанным в статье инструкциям, чтобы ваше письмо выглядело более профессиональным и убедительным.

Шаги

Подготовка в письму

    Набросайте основные идеи. Чтобы написать ясное и эффективное письмо, очень важно иметь четкое представление о ваших целях и задачах требьвания/просьбы.

    • Хороший способ убедиться, что у вас имеется четкое понятие относительно темы – это взять три чистых листа бумаги и озаглавить: "почему я пишу письмо", "предназначение письма" и "иные мысли".
    • Не вдаваясь в детальные подробности, запишите свои мысли в течение нескольких минут на каждом листе бумаги. Составьте списки и набросайте основные идеи относительно ситуации, которая будет упомянута в письме. Также упомяните, что вы хотите добиться этим письмом и какую еще информацию, по вашему мнению, необходимо добавить.
  1. Подумайте, кому письмо предназначено. Осознание целевой аудитории необходимо для того, чтобы задать правильный тон письма. После того, как вы выписали основные идеи, напишите на отдельном листе бумаге все, что знаете о получателе письма.

    • Например, какую должность занимает этот человек и как он/она может вам помочь? Будет ли этот человек принимать окончательное решение по вашему запросу или он/она решит, стоит ли направлять письмо в высшие инстанции
    • Также неплохо учитывать осведомленность получателя относительно темы письма. Если он/она не очень хорошо ориентируется в вашем вопросе, стиль написания должен быть иным (например, использовать простую лексику и добавить больше уточняющей информации), нежели если вы пишите эксперту в этом деле.
  2. Напишите план. Наконец, перед тем, как составлять текст письма, придумайте план, чтобы организовать мысли в логическом и связанном порядке.

    • Определите основные моменты и вспомогательные. Убедитесь, что ваши мысли организованы так, что будут понятны читателю.

    Написание черновика

    1. Используйте уместный формат. Придерживаясь профессионального формата деловых писем, вы изначально произведете положительное впечатление.

      • В верхнем левом углу укажите свой полный адрес, затем дату, а после адрес получателя. Не забывайте отступать строчку между каждым пунктом.
      • Вы так же можете указать тему письма через строчку после адреса получателя. Но это по желанию.
    2. Начните с приветствия. Основной текст письма должен начинать с уважительного и правильного приветствия.

      • Если вы знаете человека, которому пишете, вы можете использовать его имя ("Уважаемый Алексей!"). В противном случае, вы должны использовать фамилию человека и титул (“Уважаемый господин Иванов!”)
      • Если вы не знаете имени человека, который прочитает письмо, вы можете написать просто: "Здравствуйте!".
    3. Напишите вступительный параграф. В первом параграфе любого письма с просьбой или требованием, вам необходимо представиться и ясно, но коротко сформулировать основную цель вашего обращения. Например, "Пишу Вам в надежде, что Вы рассмотрите возможность пожертвования в наш благотворительный Фонд по защите животных”.

      • Если вы уже ранее общались с получателем письма, в первом параграфе вы можете упомянуть когда и при каких обстоятельствах вы уже имели контакты в прошлом.
      • Например: "Я являюсь студентом вашего драматического кружка" или "Я являюсь президентом благотворительного Фонда по защите животных, в который Вы щедро вносите пожертвования на протяжении 10 лет", или "Я связывался с Вами в прошлом месяце относительно возможности организовать школьную прогулку в парк развлечений".
      • Установление связи не только полезно для получателя, но также может вызвать чувство близости к вам, что увеличит шансы на положительный ответ.
    4. Напишите основной параграф. В основном тексте вам следует предоставить дополнительную и более детальную информацию относительно вашей просьбы. Это ваша возможность пояснить, что именно вы хотели бы получить и почему ваша просьба должна быть удовлетворена.

      • Пишите подробно, но кратко. Вы должны ясно изложить суть своего запроса и причины, почему его необходимо рассмотреть. Однако читателю не нужно читать всю историю вашей жизни.
      • Будьте честны и прямолинейны относительного вашего запроса. У получателя не должно возникать сомнений относительно того, что вы хотите. Например: "Я надеюсь Вы продолжите вносить свои щедрые пожертвования в этом году" или "Я бы хотел получить возможность пересдать этот экзамен".
      • Будьте вежливы и используйте уместный тон в обращении к получателю.
      • Придерживайтесь фактов и сдерживайте эмоции. Если вы вынуждены упомянуть о своих чувствах, касательно данного вопроса, не будьте слишком эмоциональны. Например: "Я был очень разочарован своими оценками", но не "Я буквально сошел с ума, увидев свои оценки!"
    5. Напишите заключение. В заключении вы должны упомянуть обо всех сроках и временных ограничениях, а также выразить свою признательность за рассмотрение вашего заявления.

      • Например, если вы пишите запрос о предоставлении информации или встрече с кем-либо, и этот запрос должен быть выполнен до истечения определенной даты, вы должны вежливо, но ясно обозначить это в заключении.
      • Даже если получатель в конечном счете не удовлетворит ваш запрос, уже то, что он потратил время на изучение вашего вопроса и принятия решения по нему, стоит благодарности.
    6. Попрощайтесь. Ваше письмо должно быть завершено уместным и вежливым прощанием. Хорошие варианты : "С уважением", "Искренне Ваш" или "С наилучшими пожеланиями ", а затем ваше имя.

      • Если вы отправляете письмо, написанное от руки, отступите 4 строчки от прощания и вашего имени и оставьте свою подпись ручкой.
      • Если вы прилагаете к письму любые материалы, эта информация должна следовать после прощания. Например: "Приложения: 2."

    Оформление письма

    1. Успокойтесь. Написав первый черновик, отложите его на пару дней, если позволяет время. Это поможет вам взглянуть на него новым взглядом по возвращению.

просмотров
просмотров