Как правильно оформить авансовый отчет: пример заполнения. Заполняем авансовый отчет по командировке

20.10.2019

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок . Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций ...» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

после окончания периода, на который были получены средства;
после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления...» от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите .

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером , присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:


		Выданы подотчетные деньги
20 (23, 25, 26, 29, 44)		Отражены расходы по авансовому отчету
		Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете
		Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре
		Зачтен НДС
		Произведена оплата поставщику
		Сдан остаток подотчетных сумм в кассу
		Удержан долг из заработной платы
		Выдан перерасход из кассы

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале .

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации » от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:

Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

В п. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.

Итоги

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета , так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

Четкие указания относительно формирования авансового отчета по новой форме указаны в Постановлении Госкомстата №55 от 2001 года.

Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк , который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и уполномоченном лицом бухгалтерского отдела в единственном экземпляре.

Унифицированная форма отчета относится к документации , которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу.

Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании.

На оборотной стороне документа уполномоченное лицо обязано отобразить разновидность назначения аванса и все исполненные расходы, которые напрямую связаны с поездкой и перечнем бумаг, способных отобразить различные операции.

Представитель бухгалтерии должен осуществить проверку целенаправленного израсходования денег, отсутствия ошибок и в дальнейшем осуществить расчет принятых и потраченных средств.

Последний вариант формы отчета, утвержденный законодательством РФ, добавил в себя только строку «расписка бухгалтера, которая подтверждает факт предоставления отчета наемным рабочим» . В остальном документ остался прежним и ничем, а его порядок заполнения ничем не отличается.

Норма формирования по чекам с двух сторон заключаются в следующем :

С лицевой части необходимо указывать сведения относительно наемного рабочего, а также упомянуть документ, который подтверждает предоставление наличного капитала. Дополнительно необходимо отобразить информацию относительно предыдущего выданного аванса (к примеру, есть ли задолженность, в каком размере).
Обратная сторона включает в себя сведения относительно времени израсходования денежных средств , а также размер, номер и название подтверждающей документации (чеков, накладных и так далее, в строгом порядке очередности).

Вся без исключения подтверждающая документация должна находиться на хранении у наемного рабочего до момента прибытия по месту официального трудоустройства, а после их нужно вклеить отдельным листом.

Размер выплат напрямую зависит от сформированного отчета . По завершению проверки представителями бухгалтерии относительно целевого использования денежных средств и достоверности предоставленных сведений, отчет подлежит заверению руководством компании. Согласно статье 272 Налогового кодекса РФ датой финансовых затрат (внереализационных и прочих) принято считать момент подписания документации.

При обнаружении факта перерасхода, представителями бухгалтерии осуществляется возмещение из кассы компании. Если же имеется остаток, то деньги должны быть возвращены в компанию.

Пример

Как уже было отмечено раньше, отчет должен в обязательном порядке составлять наемный рабочий и уполномоченный представитель бухгалтерии .

Наемным сотрудником заполняется лицевая часть документации, в которой отображаются сведения относительно:

полного названия компании;
времени формирования документа;
занимаемой им должности;
табельного номера;
основания предоставления финансовых средств;
получения ранее денежных средств и сформированных отчетов по целенаправленному израсходованию денег (был ли остаток или перерасход).

На обратной стороне документа в первых шести строках обязательно следует отобразить сведения относительно произведенных финансовых затрат с отображением времени, номера отчета и сумм по операциям. Вся без исключения документация должна быть пронумерована в строгой очередности.

Второй столбец обязательно должен отображать дату, а третий – номер рассматриваемого документа.

Четвертый столбец отображает сведения относительно цели финансовых затрат, а пятый – сколько денег предоставлено.

Если же речь идет об иностранной валюте, то ее сумма отображается в шестом столбце .

Уполномоченный представитель бухгалтерии после принятия отчета в обязательном порядке проверяет грамотность, наличие дополнительных различных бумаг, факт целевого использования денег, а после указывает даты и нумерацию авансового отчета. В конце обязательно должна быть поставлена подпись.

Далее необходимо приступить к заполнению сведений на оборотной части. В 7 и 8 поле необходимо указать информацию относительно размера финансовых затрат, которая подлежит дальнейшему учету, в 9 поле указываются .

После указания всех необходимых сведений, уполномоченный представитель бухгалтерии должен вернуться к формированию лицевой части, где обязательно следует отобразить :

остаток либо же перерасход денежных средств по ранее предоставленному авансу;
полную сумму выданных денежных средств;
полный размер затрат;
полную сумму остатка либо же перерасхода относительно авансового отчета;
все необходимые бухгалтерские проводки.

Все необходимые сведения , которые необходимы для формирования лицевой стороны, берутся с обратной части, а именно из 9 поля.

В обязательном порядке руководство компании должно поставить свою персональную подпись в верхней части лицевой стороны.

Необходимость

С целью недопущения бесконтрольного израсходования финансовых средств, в компаниях используется такая подобная форма контроля как авансовая отчетность .

Необходимо понимать, что это подтверждающая документация траты финансовых средств, которые были предоставлены подотчетному уполномоченному лицу. Относясь к первичной документации учета, авансовый отчет в сопровождении с иными документами подается в бухгалтерский отдел учета с целью дальнейшей проверки израсходованных средств и списанию всех затрат. После утверждения руководства компании, отчет подлежит закрытию .

Чтобы наемный рабочий имел право получить финансовые средства, на него обязательно должен быть сформирован соответствующий Приказ по компании относительно материальной ответственности за те или иные финансовые затраты.

В сформированном приказе обязательно следует отображать временные периоды предоставления подотчетных средств. Во многом это связано с тем, что время регулируются законодательством РФ.

Финансовые средства уполномоченный сотрудник должен получить в кассе компании в сопровождении с расходным ордером . В ордере обязательно предоставленные деньги должны быть расписаны четко по пунктам использования. К примеру, 1000 рублей – затраты на дорогу, 4000 рублей – на приобретение необходимого производственного оборудования и так далее.

Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью говорить о том, что рассматриваемый отчет необходим с целью расчетов с непосредственными материально-ответственными лицами.

Более того, рассматриваемый отчет – это, в первую очередь, документ, который относится к обязательной отчетности.

Срок сдачи

Согласно утвержденным Указаниям Банка России №3210-У , в частности пункта 6.3, период формирования отчета относительно целенаправленного израсходования предоставленных денежных средств составляет не больше 3 календарных дней с момента прибытия на место своего официального трудоустройства.

В том случае, если наемные сотрудники нередко сталкиваются с командировками, то число авансовых отчетов может быть более чем внушительным .

По причине того, что в формировании рассматриваемого отчета принимают участие и наемные сотрудники, которые мало понимают в документообороте, ошибок редко когда получается избежать.

Для возможности сократить число совершенных ошибок, включая возможность предупредить множество вопросов относительно того, как именно и куда следует заносить сведения, рекомендуется сделать небольшую инструкцию , которая позволит понять рабочим все нюансы.

Все без исключения наемные рабочие, которые сталкиваются с формированием авансового отчета, должны помнить о таких нюансах , как:

Отчет должен быть предоставлен не позднее, чем по истечении 3 календарных дней с момента прибытия в свою компанию из командировки. Рекомендуется оповестить сотрудника о том, что в случае задержки предоставления рассматриваемого отчета есть большая вероятность возникновения негативных последствий. Допускается возможность повлиять на недобросовестного сотрудника в материальном плане.
В зависимости от того¸ каким образом в компании организован документооборот, допускается возможность применения унифицированного бланка по форме АО-1 либо же разработать персональный образец.
Отчет формируется исключительно в единственном экземпляре.

Сотрудник обязательно должен заполнять обратную сторону документа либо же те поля, которые отведены исключительно для него, если речь идет о персональном разработанном бланке компанией.

Обязательно следует дополнительно предоставить подтверждающую документацию целенаправленного израсходования денежных средств . Ею могут выступать проездные билеты, гостиничные счета и так далее.

Подтверждению не подлежат только суточные выплаты.

Как показывает практика, в составлении рассматриваемого документа нет ничего сложного. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по заполнению авансового отчета в 1С представлены в данном видео.

Авансовый отчет - первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на покупку товаров, услуг, работ. Заполним авансовый отчет вместе: рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет правильное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета можно будет в конце этой статьи.

Организация должна разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных денежных средств, в том числе их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:

положение о расчетах с подотчетными лицами, разработанное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок № 3210-У);
список работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный руководителем организации;
приказы о служебных командировках;
заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке).

Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа директора компании и/или заявления работника.

Выдача подотчетных сумм

Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:

наличными деньгами из кассы;
безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).

Авансовый отчет

Форма авансового отчета 2019 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.

В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:

самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 в формате таблицы Excel бесплатно можно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.

Все применяемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2019 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».

Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.

Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:

наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
дата составления;
структурное подразделение;
данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.

Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:

все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».

Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:

номер;
сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
«израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
«остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
«бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.

После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.

Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.

Образец заполнения АО-1

Оправдательные документы

Оправдательные документы можно условно разделить на две группы:

финансовые — подтверждают факт оплаты денежных средств и расходование подотчетных сумм по назначению;
товаросопроводительные — подтверждают факт получения материальных ценностей .

Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.

Рассмотрим особенности заполнения различных видов оправдательных документов.

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.

С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Обязательными реквизитами БСО являются:

название;
серия;
нумерация БСО;
дата оплаты и дата оформления БСО;
наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
наименование и стоимость услуг;
должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
печать (при наличии);
выходные сведения типографии, изготовившая бланк.

БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.

Товарный чек и накладные

Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и накладных. Необходимо проверить в бланке только наличие обязательных реквизитов .

Следует отметить, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).

Счета-фактуры и УПД

Счет-фактура является налоговым документом , предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам , приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).

Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.

Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.

В 2019 году введены новые формы счета-фактуры и УПД!

Оправдательные документы по отдельным операциям

Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.

Командировочные расходы

После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.

Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.

Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах . Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку , суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).

Электронный билет

Авансовый отчет по командировке 2019 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.

При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.

Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками

Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).

Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.

Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).

Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Представительские расходы

Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.

Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):

приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (детальный);
документ, указывающий: цель прибытия делегации (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
справка об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием что, кому и сколько вручено;
расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.

К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.

К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:

расходы на организацию развлечений;
расходы, связанные с отдыхом.

Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.

Хранение авансовых отчетов

Для целей налогового учета документы необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4

Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Унифицированная форма бланков содержит поля, где проставляет подписи каждый из ответственных сотрудников.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Где можно скачать бесплатный образец в формате word?

Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно .

Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.

Каких правил должен придерживаться бухгалтер?

Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.

На утверждение руководству документ передаётся только после тщательной проверки. И согласия с тем, что ошибки отсутствуют.

Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.

Открытие цветочного магазина – хорошая идея собственного бизнеса . смотрите по ссылке.

Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?

Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя .

Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано». Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
Отдельно заполняется графа «Остаток\Перерасход». Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.
Есть раздел так называемого «Документального дополнения». Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесён\Перерасход компенсирован». Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.

Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.

В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?

Предельный срок подачи отчёта равен 5 дням, если подотчётному лицу выдавались именно наличные средства, и если это произошло в кассе предприятия. Срок отсчитывается с того дня, когда у работника закончилась командировка.

Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.

Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.

Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.

Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.

Какие документы могут играть роль приложения?

Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.

Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё – по ссылке.

Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:

При покупки мелочёвки в магазинах. Можно обратиться в обычные магазины, чтобы приобрести канцтовары, другие подобные мелочи. Тогда покупателям выдаются чеки, кассовый с товарным. От продавца не обязательно требовать предоставления товарного чека, если в кассовом уже пишут о наименовании с количеством и стоимостью. Но в этом случае бухгалтера не принимают «входной» НДС. В данном случае требуется получение счёта-фактуры.
Мелкие оптовые приобретения за наличные средства. В этом случае сотрудники не покупают что-то в розницу. Тогда его просят предоставить доверенность, выданную руководством предприятия. Представителю надо сказать, чтобы он требовал от продавца такие бумаги: квитанция к приходному ордеру; накладная; счёт-фактура. Это особенно важно для ценностей, которые облагаются НДС.
Приобретение ГСМ. Актуальна для водителей, которые приобретают что-то на газозаправочных станциях. Правила для них действуют такие же, что и при приобретении в розницу. Водителям отдают кассовые чеки на самих заправках. В этом документе описывают сумму с ценами, количество литров вместе с разновидностью используемого топлива. При этом отсутствует счёт-фактура. В затраты без выделения НДС включается вся сумма, потраченная на приобретение бензина.

В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.

Для можно использовать:

унифицированную форму (№ АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 ;
самостоятельно разработанный бланк авансового отчета, утвержденный приказом руководителя туристической компании или приложением к учетной политике. Такое правило действует с 1 января 2013 года (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом в самостоятельно разработанном документе должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты;
электронную форму. Минфин России разрешил компаниям хранить авансовые отчеты в электронном виде. При этом авансовый отчет должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью ) (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Порядок определен пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

В соответствии с указанным Положением выдача работнику наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица , индивидуального предпринимателя, производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то есть по авансовому отчету есть остаток, то неизрасходованные средства он должен вернуть в кассу на следующий рабочий день после окончания срока (указанного в заявлении) или в день выхода на работу после командировки.

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано под отчет, то есть по авансовому отчету отражен перерасход, то после утверждения авансового отчета руководителем перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На лицевой стороне авансового отчета должны быть указаны: наименование компании (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает номер, дату, наименование и перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, командировочные удостоверения и другие оправдательные документы). Суммы произведенных расходов отражают в графе 5. Если же деньги выдавались в инвалюте (на командировки за рубеж), то в графе 6 сотрудник отражает еще и сумму валюты. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Если документы составлены на иностранном языке , то требуется их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой турфирмы (письмо Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66).

Бухгалтерия турфирмы проверяет целевое использование денежных средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

В графах 7-8 (оборотной стороны бланка) указывают суммы расходов, принятые к учету.

Счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы, указываются в графе 9.

Ошибки при оформлении авансовых отчетов

При неправильном оформлении авансового отчета может возникнуть ситуация, когда налоговые органы не примут указанные в нем расходы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки.

1. Авансовый отчет не утвержден руководителем компании.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается дата утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем, то спорным является признание расхода по нему.

2. Отсутствие обязательных реквизитов при самостоятельной разработке бланка авансового отчета.

Как уже ранее говорилось, с 1 января 2013 года документальное оформление расчетов с подотчетными лицами может осуществляться на основании самостоятельно разработанных форм при наличии в них обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Таким образом, наличие обязательных реквизитов относится к документальному подтверждению расходов. В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Такое же требование (наличие обязательных реквизитов) относится и к первичным документам , приложенным к авансовому отчету, которые подтверждают произведенные расходы.

3. Отсутствие в кассовых и товарных чеках наименования товаров.

Нередко бывает, когда подотчетное лицо прикладывает только кассовый чек (товарный чек, накладная отсутствуют) с общей суммой расходов. По мнению налоговых органов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

4. Отсутствие оправдательных документов при применении «упрощенки» с объектом налогообложения «доходы».

В письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198 контролирующие органы сообщают следующее.

Несмотря на то что расходы не учитываются при определении налоговой базы для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы», сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Исходя из этого, организации либо индивидуальные предприниматели , применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом в виде доходов, должны производить в общеустановленном порядке оформление авансовых отчетов и документов, подтверждающих расходы.

Обратите внимание! Форму авансового отчета турфирма может разработать сама. А может использовать унифицированную.

просмотров