Оформление сопроводительного письма на работу. Сопроводительное письмо к документам
Понятие «сопроводительное письмо» совсем недавно вошло в повседневную жизнь в связи с развитием интернет-технологий. Обычно это короткие письма, которые сопровождают основной документ и содержат дополнительную информацию для получателя. Под руководством опытного HR-менеджера мы разобрались, какие правила для таких писем существуют в бизнес-среде.
Сопроводительные письма читают перед анализом самого резюме, поэтому они играют главную роль в трактовке и восприятии последующей информации. Письмо непременно должно быть составлено грамотно, тогда оно расположит к себе читающего и отвлечет от критического восприятия. Неудачное письмо - повод отправить в мусорную корзину даже идеальное резюме: 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем.
Практика написания сопроводительных писем больше распространена среди менеджеров высшего и среднего звена. На этих позициях письмо требует и принципиально иного качества исполнения. Давайте рассмотрим основные черты успешных сопроводительных писем.
Строгая структура
Сопроводительное письмо содержит в себе:
-
Приветствие
(«Уважаемый [имя/должность]», «[Имя], добрый день», «Dear »)
Приветствие должно быть либо персонализированным, либо обращаться к специалистам конкретного департамента, если имя получателя не известно.
-
Основную часть
2.1. расскажите, на какую должность вы претендуете, если отправляете резюме на рабочую почту работодателю. На сайт этого делать не нужно;
2.2. объясните, чем вас привлекла эта вакансия: интересный продукт, новые функции или сложные задачи;
2.3. от мотивации плавно переходите к опыту и списку проектов, который не описан в резюме, но полезен для данной вакансии;
2.4. снова напомните о вашей мотивации на позицию. Чем дальше содержание пункта 2.3 от требуемого опыта, тем необходимее пункт 2.4. - Прощание («Best regards», «С уважением») и продублированные контактные данные
Важно помнить, что все пункты, кроме 2.3 - это наработанные клише, созданные успешными кандидатами за многолетнюю практику. Они стандартны, очевидны, уже являются этикетом при общении через сопроводительные письма, не должны превышать одного - двух предложений и пишутся строго с нового абзаца с отступом.
Приведем пример из письма руководителя отдела продаж крупной западной FMCG компании. Оно довольно длинное, но для руководящей должности это вполне допустимо.
«Ирина, добрый день,
пишу вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж канала современной торговли».
Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.
Хочу сразу заметить, что опыта работы именно с бытовой техникой у меня нет, но в отличие от большинства кандидатов у меня есть следующие сильные стороны:
- опыт работы с федеральными сетями на уровне первых лиц более 5 лет;
- успешный запуск и ввод в сети новинок высококонкурентных категорий (молочная продукция).
Мой профессиональный опыт также включает в себя:
- управление командами торговых представителей и супервайзеров от 30 человек;
- закрытие дебиторских задолженностей по ключевым клиентам.
В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время.
С уважением,
Алексей Х,
Тел.»
Хотя в большинстве случаев имя получателя неизвестно, очень важно соблюсти персонализированное и обдуманное обращение. Помните, что скопированное шаблонное сопроводительное письмо скорее всего оставит ваше резюме непрочтенным. Возможными обращениями на сайт могут быть: «Уважаемый отдел персонала компании Х», «Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании Х», «Уважаемый менеджер по подбору персонала компании Х», «Я внимательно изучил позицию Руководитель отдела продаж канала современной торговли и т.д.»
Небольшое, но емкое
Помните, что сопроводительное письмо должно читаться за 10 секунд. К сожалению, частая практика российской культуры – это вписать в сопроводительное письмо абсолютно все проекты и опыты жизни, которые совсем не имеют отношения к вакансии. Такие письма открывают тотальное непонимание как позиции, так и ее роли в компании.
Постарайтесь написать небольшое, но информативное и полезное письмо только с качественной информацией.
Деловой стиль
Сопроводительное письмо по стилю должно соответствовать отрасли компании и корпоративной культуре.
Для большинства инжиниринговых, медицинских, банковских, консалтинговых и других работодателей подойдет выдержанный деловой стиль, описанный выше. Он беспроигрышно подходит для 95% вакансий, размещенных в интернете. Его отличает максимально легкая и информативная форма письма: простая структура, терминология, отсутствие громоздких придаточных и сложноподчиненных предложений.
Остальные 5% - области Hi-tech, креатив, IT start-up, частные и небольшие компании c нишевыми продуктами - допускают более свободное и эмоциональное обращение.
Ошибки
Частая ошибка, моментально убивающая интерес читающего - шаблонные письма . Если для вас эта заявка на участие в конкурсе на позицию настолько типична, что вы копируете свое письмо, то и для получателя вы становитесь настолько же типичным кандидатом.
Не дублируйте в сопроводительном письме ваш опыт другими словами . Никто не захочет тратить лишнее время на прочтение одной и той же информации два раза.
Креатив в письме и юмор уместны, если только рассматриваемая компания входит в тот малый процент работодателей, для которых оригинальность и юмор являются частью профессиональной деятельности и соответствует внутренней корпоративной культуре.
Итак, в чем же секрет удачных сопроводительных писем? Они структурированы, небольшие по объему, но крайне емкие, стилизованы под культуру компании и не содержат ошибок. А самое главное - такие сопроводительные письма фокусируются на интересах компании, а не на персональном интересе кандидата. Покажите, что вы знаете, в чем нуждается компания и как ей помочь.
Рекрутинговые порталы позволяют соискателям написать пару слов вдобавок к своему резюме. Отправляя его прямо на почту HR-отдела, кандидат тоже сталкивается с необходимостью что-то написать потенциальному работодателю. Не всегда понятно, каким должно быть это письмо: кратким пересказом резюме, признанием в любви компании или неформальным рассказом о себе. The Village попросил HR-консультанта дать несколько советов о написании таких посланий и привести несколько удачных и неудачных примеров.
Вероника Никитина
ведущий консультант хедхантинговой компании
«Агентство Контакт»
Зачем писать письмо работодателю
Писать сопроводительное письмо к отклику на вакансию однозначно стоит. Рекрутеры получают сотни похожих резюме, где чуть варьируется образование и места работы, но в среднем заявки подают кандидаты с близким опытом и навыками. Наличие сопроводительного письма и его качество становится ещё одним плюсом в вашу пользу - и почему бы не увеличить их количество?
Дополнительная информация, которую в случае успешного написания сопроводительного письма вы сможете о себе сообщить:
Умение красиво выражаться и строить предложения (резюме с его пунктами и буллитами не позволяет оценить этот навык).
Вашу мотивацию - почему вам интересна именно эта позиция в этой компании (особенно это важно, если вы, всю жизнь проработав в маркетинге, подаёте заявку на продажи).
Какой ваш опыт может быть наиболее полезен компании (в резюме может быть масса проектов - вычленить из них те, что особенно характеризуют вас как сильного аналитика, менеджера по развитию, переговорщика или специалиста в ВЭД, может быть не так просто).
Что вы знаете о компании: сопроводительное письмо - единственный способ показать потенциальным работодателям, что вы не отправляете ваше резюме всем подряд, а особенно заинтересованы в этой позиции.
Кроме того, в сопроводительном письме можно сослаться на конкретных сотрудников компании, благодаря которым вы узнали о ней, - это поможет создать впечатление, что вы не просто «человек с улицы».
Но вас может посетить вопрос: для чего нужно ещё и писать письмо, если у вас и так прекрасное резюме? Потому что каждая компания ищет лояльных и замотивированных работников, которые не просто проводят время в офисе с девяти до шести, а заинтересованы в развитии бизнеса, хотят работать именно здесь.
Что писать в письме
Объём подобного письма должен составлять примерно половину листа А4. Способность уложиться в эти рамки в том числе позволяет работодателю оценить ваше умение чётко и лаконично выражать ваши мысли без лишней воды.
Давайте рассмотрим примеры удачных и неудачных писем, которые помогут вам понять, что стоит писать.
Пример 1
Добрый день.
Я бы хотел присоединиться к вашей компании на позицию бизнес-аналитика.
На мой взгляд, консалтинг - лучшая сфера, чтобы начать мою карьеру, потому что предлагает уникальный профессиональный опыт по нескольким причинам. Возможность работы на проектах в различных индустриях и странах соответствует моим карьерным интересам и также позволит развить мои навыки. Безусловно, это потребует от меня готовности работать сверх рабочего времени, однако это является для меня приемлемым и интересным, так как я хотел бы иметь нестандартную офисную работу.
Я выбрал именно вашу компанию благодаря её динамичному росту и команде молодых и амбициозных сотрудников. Ваша компания нанимает талантливых выпускников с разнообразным бэкграундом, поэтому у меня будет возможность учиться у лучших.
Я думаю, что мои навыки и опыт также будут полезны вашей компании. Стремление разбираться в том, как работают различные процессы, в соответствии с логикой и фактами, всегда было для меня стимулом. Мой опыт в компании … научил меня структурному подходу, основанному на оценке фактов и гипотез и инновационному мышлению для нахождения идеального решения. Свои лидерские качества я развил благодаря организации пяти международных мероприятий в рамках … компании. Свои навыки презентации я смог развить благодаря участию в …
Я благодарю вас за рассмотрение моего резюме и буду рад побеседовать с вами в ходе интервью.
Искренне ваш, ….
Сопроводительное письмо к документам выполняет несколько полезных функций. Рассмотрим как его составить, а также покажем образцы сопроводительных писем для различных деловых ситуаций.
Главные функции сопроводительного письма — подтверждающая, рекомендательная и пояснительная.
Приведенный в письме перечень позволяет засвидетельствовать отправку именно тех документов, которые в нем указаны. Четкие инструкции и рекомендации укажут, что делать с каждым полученным документом, например, подтвердить получение, поставить печать подпись и прислать обратно, проинформировать и т.д. Пояснения помогут понять содержимое письма, например в случае отправки уточненной налоговой декларации в инспекцию.
Образец сопроводительного письма скачать
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
Четко установленной формы сопроводительного письма нет. Можно пользоваться общей структурой деловых писем.
Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.
Составьте сопроводительное письмо на фирменном бланке организации и напишите дату когда его составили и регистрационный номер.
В шапке слева укажите компанию-адресата, а также должность, Ф.И.О лица, которому отправляете письмо.
Сделайте заголовок. Основной текст начните с вежливого обращения к адресату. Соблюдайте этику общения, не допускайте фамильярности.Перечислите передаваемые документы и их реквизиты, приведите адресату инструкцию с пояснениями как поступить с каждым полученным документом. Если даете какие-либо пояснения четко опишите их суть и при необходимости приведите расчеты.
Если вы делегировали исполнение поручения о котором говорится в письме другому сотруднику, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные, чтобы адресат смог его легко найти для взаимодействия.
Сопроводительное письмо такого типа может понадобиться в 2-х случаях:
1) Если его должен написать выпускник, у которого еще нет опыта работы.
2) Сопроводительное письмо нужно написать человеку, который меняет профессию – по новой профессии опыта нет.
В этих 2-х случаях акценты в сопроводительном письме нужно расставлять по-разному, поэтому рассмотрим эти случаи по отдельности.
Как писать сопроводительное письмо без опыта работы выпускнику
На чем акцентировать внимание?
- тема дипломной работы (курсовых работ), если она имеет отношение к вакансии,
- опыт работы в рамках практики (например, преддипломной),
- опыт общественной/волонтерской деятельности,
- личные качества (с упором на те из них, которые важны для работодателя; какие именно – читайте в описании вакансии),
- достижения, награды (победы в конкурсах, на соревнованиях, и т. п.),
- дополнительное обучение (курсы, программы и пр.), сертификаты, полученные по результатам обучения,
- ссылки на ваши публикации, портфолио, блог. Ссылки на аккаунты в соцсетях, если вы часто пишете посты на профессиональные темы.
Почему важны именно эти пункты?
Самое слабое место выпускника – отсутствие опыта работы. Эту особенность нужно постараться компенсировать: показать, что у вас есть знания, способности, потенциал; или уже есть практический опыт, даже если он исчисляется одним месяцем работы.
Все важные моменты нужно уместить в текст объемом не более половины страницы (5-10 предложений), поэтому стоит подойти очень внимательно к информации, которую вы изложите в сопроводительном письме. Лучший ориентир – описание вакансии. Например, работодатель выделил лидерские качества как обязательные для соискателя, и у вас есть опыт работы вожатым, или вы были капитаном спортивной команды в студенческие годы. Упомяните это в сопроводительном письме.
Как написать сопроводительное письмо без опыта работы – структура
Придерживайтесь следующей структуры документа:
- Приветствие (лучше обращаться к конкретному человеку, если в объявлении указано контактное лицо; если нет, можно написать «Уважаемый работодатель!».
- Короткое представление себя (кто вы, как вас зовут, на какую вакансию вы претендуете).
- Ваш главный мотив – почему вам интересна данная вакансия.
- Аргументы, почему работодатель должен обратить на вас особое внимание (сведения об опыте практической деятельности, знаниях, достижениях).
- Выражение готовности предоставить о себе более подробные сведения.
Хорошо, если вы соберете сведения о компании или о конкретном подразделении (отделе, департаменте), и вам удастся «перебросить мостик» между ценностями компании, ее методами работы или целями – и вашими знаниями, опытом, ценностями.
Например, компания широко использует программный продукт, который вы хорошо знаете. Или компания планирует выход на Западные рынки, и вы хорошо владеете английским или другими иностранными языками. Наконец, в компании увлекаются волейболом: регулярно устраиваются соревнования, в которые вовлечено большое количество сотрудников – и вы отлично играете в волейбол.
Найдите точки, в которых совпадаете вы и работодатель – и отметьте это в сопроводительном письме.
Пример сопроводительного письма выпускника
Вакансия «Контент-менеджер» в агентстве по маркетингу и рекламе.
«Добрый день, уважаемый Владимир!
Меня зовут Людмила Иванова. Я хочу принять участие в конкурсе на вакансию «Контент-редактор» (объявление на сайте Rabota.org от 23.12.16).
В июне 2016 г. я закончила Воронежский государственный университет по специальности «Филология» (английский, немецкий, французский). Филология – мое призвание; с ранних школьных лет я хорошо писала сочинения. В 9-10 классах работала редактором школьной газеты.
За время обучения в вузе я сотрудничала с 2-мя изданиями в качестве автора статей:
- с журналом «Правильное решение» (издание о бизнесе); 8 статей на бизнес-темы, включая материалы аналитического характера,
- с онлайн-журналом «Пульс Воронеж»; более 50 статей (вела новостную колонку).
Есть опыт сотрудничества с порталом Business 2 Community : опубликовано 10 моих статей на тему карьеры (их можно просмотреть через мой профиль на этом портале ).
Я хорошо владею словом как инструментом, но мне хочется идти дальше и получить опыт в сфере управления контентом. Знаю, что в вашей студии я могла бы вырасти как специалист, поскольку вы работаете над сложными задачами и создаете успешные продукты.
В сфере управления контентом у меня пока нет опыта, но есть теоретическая база. Я подписана на новости порталов, которые регулярно делятся наработками в сфере управления контентом: [ названия порталов ]. Вы направите мои усилия в правильное русло – и через полгода у вас в штате будет компетентный контент-менеджер, активный в плане самообразования и стремящийся к постоянному повышению профессионального уровня. В качестве автора статей, создающего качественный продукт, я могу выступить уже сегодня. Причем я могу создавать контент на русском и английском языке (как минимум; в случае необходимости – на немецком и французском).
Готова в любой момент ответить на ваши вопросы и рассказать о себе больше.
Резюме – во вложении.
Заранее благодарю за уделенное мне время.
Связаться со мной можно по электронной почте и по тел. [телефон].
С уважением и надеждой на сотрудничество, Людмила».
Подчеркнутые фрагменты – те, в которых будут уместны активные ссылки.
Как написать сопроводительное письмо к резюме без опыта работы при смене профессии
Сложность ситуации для человека, меняющего профессию, заключается в том, что у него фактически нет опыта по новой специальности. Смена профессии означает «обнуление» заслуг и достижений, которые были накоплены до этого момента. Отсюда – все сложности поиска работы, характерные для соискателей без опыта, в том числе – сложность в написании сопроводительного резюме, которое заинтересует работодателя.
В случае со сменой профессии, в сопроводительном письме следует сделать следующие акценты:
- Перечислите навыки и достижения, которые имеют отношение к новой профессии и к конкретной вакансии. Например, вы успешно координировали деятельность рабочей группы численностью 10 человек. Это достижение – и соответствующие навыки – которые могут использоваться в любой работе, независимо от профиля; поэтому они повышают ценность соискателя в глазах работодателя. Таких навыков можно найти достаточно много: коммуникативные, аналитические; высокий уровень владения компьютерными программами, которые широко используются; знание иностранных языков и т. д.
- Покажите, что у вас уже есть теоретическая база для успешной работы в новой профессии. Например, вы закончили обучающие курсы или выполнили несколько задач для работодателей/заказчиков в качестве фрилансера – и справились успешно.
- Подчеркните, что вы быстро обучаетесь новому. Для этого недостаточно написать, что одно из ваших личных качеств – быстрая обучаемость. Приведите пример, когда вы в сжатые сроки освоили новую информацию: например, научились использовать компьютерную программу, или освоили и использовали на практике другие рабочие инструменты, методы, техники.
- Сделайте акцент на мотивации. Подчеркните, что вы хотите получить именно эту работу именно в этой компании. Во многих случаях работодатель готов взять на работу кандидата без опыта, но с искренним желанием трудиться продуктивно.
Пример сопроводительного письма при смене профессии
Вакансия – SMM-менеджер в сети магазинов бытовой техники.
«Уважаемый Сергей!
Меня зовут Владимир Еремеев, я – соискатель на вакансию «SMM-менеджер».
В течение последних 10-ти лет я работал помощником руководителя/секретарем и переводчиком. SMM заинтересовался полгода назад, когда понял, что готов сменить профессиональную траекторию – хотелось более стабильного графика работы, меньшей зависимости от графика руководителя, при этом чтобы оставалось пространство для самореализации и принятия самостоятельных решений. Идея пришла сама собой: я понял, что мои аккаунты в социальных сетях пользуются популярностью, причем без особых усилий с моей стороны.
Полгода я изучал теорию, оставаясь на постоянной работе, и экспериментировал на практике. Закончил курсы по SMM, организованные маркетинговым агентством «Идея!» (3 месяца обучения). Создал три экспериментальные группы: в Facebook , Instagram и Twitter, и использовал полученные знания, чтобы повысить посещаемость и активность в группах. Последний конкурс, проведенный в группе в Facebook, дал прирост числа участников группы в 500% и повысил число ежедневных посещений на 250%.
Главная причина, по которой меня интересует ваша вакансия – в течение последних 2-х лет я был помощником директора компании, которая занимается дистрибуцией бытовой техники. Я хорошо знаком с особенностями бытовой техники разных производителей, я понимаю ценности и потребности целевой аудитории. Эти знания позволят мне быстро войти в курс дела и наладить эффективную коммуникацию с покупателями вашей сети магазинов.
Готов предоставить о себе более подробную информацию в удобной для Вас форме.
Мой и-мейл , мой тел. [телефон].
Заранее благодарю за время, уделенной моей кандидатуре.
С уважением, Владимир Еремеев».
Набор преимуществ, достижений, личных качеств, которые стоит отметить в сопроводительном письме, определяется индивидуально для каждого соискателя: набора универсальных «плюсов», которые убедят работодателя в ценности соискателя, не существует. Подумайте, в чем ваши сильные стороны – учитывая знания, опыт (профессиональный и жизненный), личные качества, цели и ценности – постарайтесь их связать с требованиями вакансии и напишите об этом в сопроводительном письме.