Умение расставлять приоритеты в работе. Составление собственных приоритетов

Часто ли у вас голове возникал вопрос: »Чего я хочу?» Рано или поздно этим вопросом задается каждый человек. Пытаясь реализовать свои мечты и удовлетворить желания, мы выбираем свой жизненный путь.

Как осознать свои цели в определенный период жизни

Желаний может быть нескончаемое множество. И как в таком случае определить задачи первостепенной важности и расставить остальные стремления в нужном порядке ? Ведь всем хочется быть богатыми, здоровыми, ездить на дорогом автомобиле, выучить несколько языков и обрести бессмертие. Амбициозность – это очень хорошо, но и она не должна превышать рамки реальности.

Главное, что необходимо научиться делать – это расставлять приоритеты. Для начала возьмите ручку и чистый лист бумаги. В столбик запишите все свои желания. Пишите список в настоящем времени. Например: »Я смотрю на свой банковский счет. Баланс составляет 500 тысяч рублей. Я испытываю счастье и удовлетворение от вознаграждения за свой труд». Главное условие — чтобы написанное вами выглядело правдоподобно. То есть, если вы пишете, что обедаете с президентом, но подсознательно понимаете, что это невозможно, или возможно, но не в ближайшем времени, то не следует это писать.

Работа со списком желаний

После того как ваши желания обрели письменную форму, начинайте по очереди читать их вслух, делая паузы перед каждой последующей записью. Прочитав одно пожелание, закройте глаза и сконцентрируйтесь на своих ощущениях. Что вы чувствуете? Это может быть удовлетворение, ощущение превосходства перед остальными, равнодушие, приятный трепет, или ощущение реального счастья и полета.

Именно чувство счастья является истинным желанием каждого человека. Возможно, он даже не отдает себе в этом отчета, но подсознательно каждый из нас стремится к счастью. Руководствуясь только своими внутренними ощущениями, вы поймете, что в действительности вы хотите от жизни и научитесь расставлять приоритеты.

Анализ трех главных пунктов

Вычеркните все, что не соответствует вашим приоритетам, и оставьте три пункта. Почему только три? Все просто, практика и исследования показывают, что человек не может эффективно работать более чем над тремя задачами.

Подумайте, что вы сейчас делаете, какое занятие занимает у вас большую часть времени. Главный вопрос, который следует задать самому себе – приближает ли меня данный вид деятельности к моей цели. Если ответ отрицательный, то время что-то менять.

Дорога к счастью трудна, но правильно расставленные приоритеты значительно упростят и ускорят данный процесс.

Интересы других людей

Самопожертвование и жизнь ради других, близких людей, имеет смысл лишь в том случае, если это осознанный выбор человека, реализация которого приносит ему радость и счастье. Конечно, забота о близких – это нормальная поведенческая реакция, однако когда чувство долга перечеркивает собственные стремления и мечты, вгоняя человека в депрессию, это уже не является нормой. Существует масса примеров, когда здоровый эгоизм играл на руку не только человеку, но и членам его семьи.

Яркий пример, когда молодые люди, стремясь к яркому будущему, покидают отчий дом и уезжают учиться или работать в другие города или страны, где, по их мнению, молодежь ожидают множество возможностей и грандиозный успех. Юношеский максимализм часто помогает людям и ведет их в правильном направлении. В то время как родители, умудренные опытом, предпочитают держать свое чадо при себе, имея возможность помочь ему при необходимости.

У каждого человека есть свои цели, и никто, включая близких родственников, не должен помешать добиться поставленных задач. Не следует позволять манипулировать собой, потакание окружающим не сделает вас счастливым — скорее, даже наоборот.

Смена приоритетов

Вышеупомянутые списки выработают у вас умение расставлять приоритеты. И по достижению всех пунктов, есть смысл обзаводиться новым списком.

Совершенно нормально, когда с возрастом приоритеты меняются. Этапы взросления подразумевают смену мышления. Изменение приоритетов должно носить эволюционный характер, но не наоборот.

Не самый лучший вариант, когда человек метается по жизни и не может найти свое место. В этом случае важно проанализировать свои действия, и понять с какого места все пошло не так, как задумывалось. Если же возникают проблемы с анализом своих поступков, или требуется помощь, нелишним будет посетить психолога, который сможет помочь расставить приоритеты правильно.

Этимология слова »приоритет»

Интересеный тот факт, что слово »приоритет» во множественном лице не употреблялось вплоть до начала 20 столетия. До этого данное понятие использовалось лишь в единственном числе.

Слово »приоритет» имеет латинскую приставку «прио», которая означает »перед». Расставлять приоритеты – означает определить задачи, которые придвигают осуществление ваших целей.

Существует эффективный принцип по работе с приоритетами, а именно метод Эйзенхауэра. Он помогает расставить все задачи, используя всего лишь два критерия – важно и срочно.

Отличия между важными и срочными делами

Известный принцип Парето говорит нам, что 20 процентов всех наших задач будут относиться к разряду важных. Интересно, но часть из них будет считаться также срочными. В чем разница?

Реализация важных дел приближает вас к поставленной цели. В то же время исполнение срочных дел отвлекает ваше внимание, но не оказывают существенного влияния на достижение выбранной цели.

Ни для кого не секрет, что большинство людей начинают с осуществления второстепенных задач. Все дело в том, что они легче, и не требуют серьезных затрат. А мозг, как и тело не любят перенапрягаться, если их к этому не приучить. А реализация не важных дел создает видимость работы, но правда в том, что обращать внимание следует на те задачи, решение которых будет способствовать вашему успеху. В этом вам поможет знание, как расставить приоритеты в жизни.

Приоритетные категории в списке Эйзенхауэра

Приоритет А – это дела, которые необходимо выполнить сегодня, так как они являются и срочными и важными.

Приоритет B – это дела, выполнение которых в конкретный день является необязательным, но для которых нужно выкроить небольшой отрезок времени ежедневно. Их стабильное выполнение приблизит осуществление поставленной цели.

Очень распространенная ошибка – откладывание дел со второй группы на потом. Не нужно так делать, ведь выработанная привычка решать задачи постоянно в небольшом количестве качественно скажется на ваших дальнейших достижениях.

Примеры задач из приоритета B:

  1. Написание диплома или важного доклада на работу. Допустим, у вас есть месяц, чтобы успеть спокойно подготовить необходимый отчет. Но вы откладываете работу в черный ящик. В итоге моральное и физическое перенапряжение в последние часы перед сдачей отчета, может привести к кризису и нежелательным последствиям.
  2. В личной жизни наглядным примером задач из списка B, будет своевременное обследование у врача с целью выявить заболевания на ранней стадии, чтобы впоследствии избежать долгого периода нетрудоспособности.

Как работать с приоритетами третьего и четвертого порядка

Приоритет C. Сюда относятся умения и навыки, обучение которым кажется вам срочным, но важным не является. Например, научиться говорить »нет», когда возникает такая необходимость. Данные задачи выкроят вам необходимое время для решения приоритетных задач.

Приоритет D. Это задачи, которые не являются важными и срочными. Их смело можно откладывать на потом, или же перепоручить другим людям. Настоятельно рекомендуется периодически отказываться от выполнения задач из списка D. За счет этого можно получить полноценный отдых в наиболее напряженные дни.

Как правильно расставить приоритеты согласно методу Эйзенхауэра

Уметь расставлять приоритеты – задача несложная, единственное, что требуется это выделить немного времени для письменной работы. Зато позже следуя своей же инструкции, действовать будет куда проще.

  1. Классифицируйте ваши ежедневные дела согласно четырем вышеуказанным пунктам. Так сразу станет видно, что является важным и срочным, а что бесполезным.
  2. Не путайте важное и срочное. Важные дела можно выполнять постепенно, уделяя им немного внимания каждый день. Они являются составным компонентом вашего успеха. Срочные дела требуют вашего внимания и оперативного решения. Но к вашей цели могут и не относиться.
  3. Обратите внимание на иерархическое построение списка. Важные дела стоят выше срочных. Не зацикливайтесь на выполнении срочных дел, так как они имеют свойства забирать много времени и внимания, отвлекая от важных задач. Если есть возможность избежать срочных дел – воспользуйтесь ей.
  4. Выполняйте все пункты из Приоритета А. Даже последнее задание с первой категории важнее первого пункта из остальных групп. Если в течение дня не удалось справиться со всеми важными делами, продолжайте работу с ними на следующий день. Не переходите к другим категориям, пока не выполните все пункты из категории А.
  5. Ежедневно старайтесь выполнять наиболее продолжительные задачи из Приоритета B. Но в повседневных задачах не забывайте про свои главные цели и работайте в направлении их реализации.

Как бы вы ни хотели охватить максимальное количество дел, на все времени не хватит. И это надо понимать. Самое главное – правильно расставить приоритеты, и тогда успех не заставит себя долго ждать.

Распределяйте свое время с умом, тратя его на по-настоящему важные вещи, которые помогут вам добиться ваших целей и реализации самых значимых желаний. Умение выделять важные аспекты своей деятельности и избегать второстепенные, является важным и полезным умением. Метод Эйзенхауэра помогает понять, как правильно расставить приоритеты в жизни.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов - это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

Важно или ____ срочно?

Важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 - важно; вопрос 2 - срочно; вопрос 3 - важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени - не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

  1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

    Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

  2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

    Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

    Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

    Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ - приоритет
2,____________________=_________ - приоритет
3.____________________=_________ - приоритет
4.____________________=_________ - приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________ Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»: Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Каждое дело стоит начинать с расстановки приоритетов. Научившись отделять главное от второстепенного, вы сбережете время и силы. Американский президент Эйзенхауэр разработал матрицу расстановки приоритетов, в которую идеально вписываются все задачи.

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

  1. Важные и срочные;
  2. Важные, но несрочные;
  3. Срочные, но неважные;
  4. Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

  • не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
  • у нас отсутствует самодисциплина;
  • элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
  • состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Что же это за дела?

  • многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
  • долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
  • просмотр лишенных смысла телепередач;
  • хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

  1. Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
  2. Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
  3. «Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
  4. Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
  5. Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
  6. Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
  7. В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

© Тимошенко Елена, BBF.ru

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных методов успешного планирования и выполнения дел. В данной статье мы рассмотрим эту технику более подробно, поскольку именно она является наиболее популярным методом тайм-менеджмента, который используется долгое время во всех сферах жизнедеятельности.

Значение тайм-менеджмента в жизни человека

«Жизнь имеет ценность, если представляет собой постоянную борьбу за достойное дело»

Д. Д. Эйзенхауэр

Тайм-менеджмента пытался понять известный всему миру 34-й президент Америки Дэвид Эйзенхауэр. Именно изучение данной сферы сделало его популярным на весь мир. Он подробно исследовал способы эффективного планирования, поэтапного выполнения задуманного. Так появилась матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Его технику мы рассмотрим более подробно дальше в нашей статье.

Тайм-менеджмент – умение человеком правильно распределить свое время на выполнение запланированных дел. Данный феномен изучался много лет разными психологами, все пытались понять, как работает данный метод правильного планирования задуманного. Известный психолог Дэвид Аллен написал книгу, посвященную основам и практике эффективного планирования.

В наше время суета и многообразность современной жизни все больше заставляет обращаться к методам успешного структурирования намеченных задач, правильного и быстрого их осуществления. Правильная расстановка приоритетов позволяет быстро и качественно сделать работу любой сложности, осмыслить свои ошибки, научиться новым умениям и умениям в процессе достижения цели.

Личность Эйзенхауэра в сфере изучения тайм-менеджмента

Дэвид Эйзенхауэр был известным президентом США. Он прославился на весь мир своим умом и организаторскими способностями. За свою жизнь он построил блестящую военную карьеру, что оставило не малый след в истории Америки. Он с успехом выполнял все задачи, всегда достигал поставленных перед собой целей, чем заслужил уважение, стал примером для многих публичных личностей.

Эйзенхауэр считал, что правильно прожить жизнь – значит заняться достойным делом, которое доставляет удовольствие его субъекту и пользу для окружающих. Будучи президентом, он задавался все чаще вопросами, как все успеть, сделать правильно и с успехом в конечном итоге. Эти мысли привели его к созданию метода расстановки важных дел, который интенсивно используется и в наше время.

Благодаря своей находчивости, уверенности и стремлениями к совершенству Эйзенхауэр добивался успехов во всем, все задуманное он выполнял во время, без особых трудностей. Многие деятели его времени лишь удивлялись его самоорганизации, пытались следовать его методам правления, поскольку личность такого президента действительно заслуживает уважения и вполне может быть примером для подражания. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных способов организации своего рабочего плана в повседневной жизни.

Особенности матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является популярной техникой управления временем, которая позволяет правильно и во время осуществить запланированные дела, определить для себя значимые цели на конкретный период времени. Основой таблицы Эйзенхаура являются четыре так называемых квадранта дел. Основой для ее создания стали значимые и неотложные задачи, накопившиеся за короткий период времени вследствие различных факторов.

Данные квадранты еще называют окнами Эйзенхауэра, поскольку изображаются в квадратной таблице. Таблица Эйзенхауэра выглядит следующим образом.

квадрант Важные срочные дела

квадрант Важные несрочные

квадрант Неважные срочные

квадрант Неважные несрочные

Такую таблицу может сделать себе каждый, кто хочет научиться правильно распределять свое время. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов поможет разобраться с накопленными задачами в очень короткий период времени.

Суть квадрантов матрицы

Разобравшись с основной структурой метода расстановки приоритетов, мы можем подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является полезной для определения значимости своих планов в конкретный момент времени.

Квадрант А

К нему относятся важные неотложные задачи , которые нельзя отложить на потом, поскольку это может привести к негативным последствиям. Для успешного планирования нужно начинать именно с сектора А. Примером таких дел может быть сложная неожиданная операция, внеплановое совещание. Данный сектор является очень важным для жизни человека, но если правильно научиться планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть абсолютно пустым, без каких-либо планов. При своевременном выполнении главных планов значимые задачи не станут неотложными, их выполнение в конкретно отведенный срок не делает их срочными.

Планы сектора А могут появиться по двум причинам:

  • внутренние причины : зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
  • внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).

Чтобы эти причины не мешали осуществлять деятельность, не нужно откладывать ценные необязательные дела (это уже сектор В) на последний день, поскольку некоторые условия могут повлиять на их неисполнение и тогда у вас накопятся ценные задачи.

Квадрант В

Важное несрочное. Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности. Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком. Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения. Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным. Для идеального удовлетворения самим собой человек должен выполнять значимые неотложные и значимые несрочные дела полностью. К задачам данного сектора можно отнести, например, незамедлительное обращение к врачу, овладение навыками успешного выполнения деятельности на новом рабочем месте, чтобы получить очередное повышение.

«Лучше в первую очередь сделать важные задачи, от которых зависит ваша жизнь, чем неважные дела»

Д. Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если правильно и вовремя сортировать свои планы, то в любой сфере жизнедеятельности человека будут отсутствовать авралы, которые истощают организм человека физически и психологически. Сектор В не перейдет в сектор А, если мы правильно спланируем свои задачи на первое время.

Квадрант С

Неважно, срочно. Неотложность планов не всегда определяет их значимость. Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. Чтобы разобраться в важности своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если не исполнить эту задачу?» Если вы поймете, что негативных последствий нет или они минимальны, значит, дело не является важным в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно грозят отрицательными последствиями для вас.

К данным видам деятельности можно отнести, например, участие в социальном опросе, звонок другу просто поболтать. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать. Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех при выполнении значимых задач старайтесь либо устранить их перед выполнением. Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.

Квадрант D

Не срочное не важное. Данный сектор объединяет самые ненужные несрочные дела, их выполнение не приносит пользы в данный момент. Если человек на них сконцентрируется, то значимые дела накопятся очень быстро и приведут к негативным последствиям. Сюда можно отнести, к примеру, зависание в социальных сетях , различные компьютерные игры , которые просто убивают время человека без какой-либо пользы.

Но не все несрочные неважные задачи так бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно разложить книги в своей библиотеке, или убраться в шкафу с одеждой, то выполнение этих дел принесет пользу и удовольствие от результата, но не стоит стремиться к их исполнению при наличии важных дел.

Таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом выявления значимых ценных дел, помогает выполнить их за довольно коротки срок. Она рассчитана на выполнение однодневных задач или тех, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Цели метода Эйзенхауэра

Научиться планировать свое личное время при желании может каждый, здесь нет ничего сложного. Для помощи может использоваться описанная нами таблица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Разобрав подробно каждый квадрант матрицы, есть возможность определить главные цели данной техники.

  1. Самоорганизация . Зная о том, что вас ждут значимые дела, вы не будете бесполезно тратить время, а будете стараться сделать все в срок. Выделив основные планы, человек может быстро себя организовать для их осуществления. Зафиксировав главное, сразу видно, что сделано, а что еще нужно успеть сегодня или завтра сделать.
  2. Качественное планирование своих планов . Целью метода является успешное выполнение человеком задуманного, а не переписывание дел из одного квадранта в другой.
  3. Научиться эффективно планировать свое время . Выделение важных задач помогает мысленно определить количество времени на их выполнение. Человек приблизительно подсчитывает в уме, сколько нужно для выполнения важных несрочных дел, чтобы они не перешли внезапно в сектор А.

Матрица Эйзенхауэра, являясь одним из основных и популярных способов планирования, поможет каждому научиться управлять собой, организовать себя в нужный момент, решить свои проблемы за короткий период времени.

Успешно работать - это означает точно и эффективно выполнять нужные задачи. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел, т.е. установление целеориентированных и однозначных приоритетов.

Успешные менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов , в течение определенного времени бывают заняты только одной, единственной задачей. Они всегда одновременно занимаются только одним делом, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление и соблюдение соответствующего списка приоритетов.

Для иллюстрации этой основополагающей взаимозависимости, которой, однако, нередко пренебрегают, может послужить известная история под названием «Совет стоимостью в 25000 долларов».

Президент компании «Бетлэм стил» поставил перед своим консультантом по предпринимательской деятельности необычную задачу: показать ему возможность лучшего использования времени, пообещав, что если это удастся, то он уплатит любой гонорар в разумных пределах. В ответ консультант предложил президенту лист бумаги и попросил составить список важнейших дел, которые тот должен был сделать на следующий день, пронумеровав их очередность в соответствии со значимостью. Затем он посоветовал назавтра начать рабочий день с решения задачи № 1 и работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Затем перепроверить установленные приоритеты еще раз и приступить к решению задачи № 2, не бросая ее выполнение до тех пор, пока и она не будет закончена. Потом перейти к задаче № 3 и т. д. Консультант отметил, что даже если весь дневной план не будет выполнен, это не трагедия. К концу дня будут, по крайней мере, завершены важнейшие дела и не будет потрачено время на выполнение задач меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверять относительную значимость предстоящих задач, принимать решения о приоритетах, составлять их список, отражать его в плане дня и придерживаться его. Этот порядок должен стать привычным делом каждого рабочего дня.

Консультант сказал, что президент может испытывать эту систему столько, сколько сочтет нужным, а если он убедится в ее ценности, то может «передать» ее дальше своим сотрудникам. Если президент останется довольным, то пусть он выпишет чек на сумму, которую, по его мнению, эта система стоит. Спустя несколько недель президент прислал консультанту чек на 25000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своей профессиональной карьеры.

Установить приоритетность задач означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение. Определение приоритетности - это настолько само собой разумеющееся дело, что часто оно выполняется не систематически и даже неосознанно. Отсюда следует, что нужно сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью.

Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач можно:

    Работать только над действительно важными и необходимыми задачами;

    Решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

    Концентрироваться на выполнении только одной задачи;

    Более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

    Наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;

    Исключить дела, которые могут быть выполнены другими;

    В конце планового периода (например, рабочего дня) успеть решить по крайней мере важнейшие вопросы;

    Не оставлять невыполненными задачи, которые действительно по силам выполнить.

Позитивные последствия такого подхода состоят в следующем:

    Активное регулирование трудового процесса (самоменеджмент);

    Устранение ненужных конфликтов своих целей;

    Избежание конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;

    Нет необходимости «переделывания» уже сделанного;

    Избежание ненужного стресса.

Рассмотрим различные критерии и методы, руководствуясь которыми можно определить очередность важнейших дел.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах . Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных затрат применявшиеся ранее методы инвентаризации. Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают, что:

    20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

    80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли;

    20% ошибок обуславливают 80% потерь;

    80% ошибок обуславливают 20% потерь;

    20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

    80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.

Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80:20». Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя (рис. 8) означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Рис. 8. Принцип Парето

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует сначала браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Сначала - немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом - многочисленные «второстепенные».

Что действительно важно? Ричард Кох, автор книги, посвященной принципу «80:20», отвечает на этот вопрос так: «Лишь немногие дела действительно важны для нас. Большинство наших дел к таковым не относятся». Большинство дел, которыми мы заняты, нередко представляют собой пустую трату времени. Они практически не влияют на конечный результат. Конечно, хорошо, если такая трата времени доставляет удовольствие. Однако, как показывает практика, 80% случаев не относятся к этой категории. Согласно принципу Парето, 80% нашего времени приносят лишь 20% удовлетворения. Часто люди не способны определить действительно важные для них вещи. Это происходит от того, что большинство из нас погружены в улаживание срочных проблем. 80% дел, которые мы делаем, бывают навязаны нам другими людьми. «Если мы научимся во всех сферах нашей жизни видеть разницу между важным и несущественным, мы стократно умножим тот удивительный мир , который лежит перед нами», - пишет Ричард Кох. Умножится все: деньги, успех, счастье и время для отдыха. Главное, чтобы мы не попадали в ямы, о которых писал в свое время Парето.

Ямы Парето, которые крадут 80% времени

    Большая часть того, что ожидают от нас другие люди.

    Работы, которые нужно всегда делать определенным образом.

    То, чем мы не очень хорошо владеем.

    То, что не доставляет нам удовольствия.

    Деятельность, во время которой нас часто прерывают.

    То, что неинтересно для большинства нужных нам людей.

    Все, что длится дольше, чем было запланировано заранее.

    Любое задание, которое мы вынуждены выполнять вместе с некомпетентными и ненадежными людьми.

    Дела, которые отнимают у нас много времени и при этом не приносят никаких позитивных результатов.

    Бесполезные телефонные звонки.

Следует постоянно задавать себе вопрос: где те 20%, которые имеют своим итогом все 80? Как правило, этo те дела и задачи, с которыми мы хорошо справляемся, которые доставляют нам удовольствие, и которые полезны как для нас, так и для окружающих. Если в поле зрения оказываются такие дела, следует немедленно приступать к их выполнению.

Выполнение всех других дел нужно стараться делегировать своим сотрудникам. Иначе, выполнив тяжелую работу и изнурив себя, вы добьетесь весьма скромных результатов. Не обязательно во время paботы постоянно напрягать все свои силы. Нужно просто правильно делать правильные вещи.

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить их по категориям.

Одной из главных проблем многих людей является постоянное желание сделать сразу слишком много и растратить силы на решение многих задач. В конце плотного, насыщенного рабочего дня в большинстве случаев оказывается, что хотя работы сделано много, важные дела остались невыполненными или не были завершены. Люди, достигающие успеха, отличаются тем, что выполняют много различных дел, посвящая себя на определенное время выполнению только одной, отдельной задачи. Они всегда начинают и заканчивают только одно дело, но настойчиво и целенаправленно. Предпосылкой этого служит расстановка ясных однозначных приоритетов и сосредоточение на них своего внимания и усилий.

Техника анализа АВС (рис. 9) исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, В и С отдельные задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. ABC-анализ - это инструмент для систематического планирования времени, с помощью которого можно научиться последовательно расставлять приоритеты. Любое задание следует оценивать по степени его важности и срочности, руководствуясь следующими категориями: А - важно и срочно; В - важно, но не срочно; С - срочно, но не важно, поэтому его следует D - передать кому-либо или Е - отложить.

Рис. 9. Анализ АВС

Анализ АВС дополняет систематическое планирование и помогает усовершенствовать методику работы. Следует планировать время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел. Анализ АВС основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

Согласно выводам анализа АВС рекомендуется, в первую очередь, браться за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат дела А, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи В приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа , но менее важных задач в целом дает небольшой итог.

Таблица 11

Матрица значимости задач

Untitled Document

В квадрат «Необходимое» следует заносить те дела, которые могут быть одинаково названы важными и срочными. Это могут быть самые разные задачи, которые мы должны сделать во что бы то ни стало. Сюда смело можно заносить визит к врачу, ремонт автомобиля, незаконченный проект, рекламные акции и выяснение отношений с супругой. Если упустить время решения важных и срочных задач, они постепенно превратятся в «пороховые бочки» и станут уже настоящей проблемой. Много важных дел могут через какое-то время стать срочными из-за того, что мы откладываем их выполнение «на потом». К примеру, немало людей охотно переносят решение семейных проблем на неопределенный срок, и, как показывает опыт, ничего хорошего из этого не выходит.

Под категорию «Качественно важных дел» подпадают важные, но не срочные задачи. Однако именно этот квадрат помогает нам продвинуться дальше в реализации жизненных целей. Важными делами называются те, выполнение которых переносится все дальше и дальше по времени, пока они не начинают «бить по голове». Все важные дела, которые по забывчивости не занесены в этот квадрат, вскоре непременно появятся в квадрате «Необходимое». Но в этом случае их выполнение может сопровождаться весьма негативными побочными эффектами , стрессовыми состояниями или даже жизненными кризисами.

Квадрат «Обманные маневры» не зря носит такое название. Дело в том, что многие дела, которые представляются нам важными и срочными, при ближайшем рассмотрении оказываются в большинстве своем только срочными (причем главным образом для окружающих). Многие люди тратят всю свою жизнь на улаживание таких срочных дел и только потом замечают, что в своей бешеной гонке они совсем упустили из виду действительно важные задачи. Многие звонки и переговоры в течение дня относятся именно к этой категории срочных дел. Другие дела, часто охотно делегируемые нам другими людьми, также являются лишь обманными маневрами на пути к достижению наших целей. Этот квадрат необходим для того, чтобы четко определить свое положение в социальной и рабочей среде и правильно оценивать ожидания и надежды, которые возлагают на нас окружающие.

«Пустой тратой» драгоценного времени нашей жизни можно смело назвать все те дела, которые не отвечают требованиям ни важности, ни срочности. Люди часто ошибаются и тратят свое время впустую, не замечая подлинно важных задач, стоящих перед ними.

Можно провести весь день в кипучей деятельности, но в конце дня покинуть рабочее место с чувством глубокой неудовлетворенности. Только не надо путать сознательное ничегонеделание с выполнением бесполезных заданий, поскольку первое приносит настоящий отдых, а второе полностью лишает нас жизненной энергии.

Применение анализа АВС

Анализ задач по методу АВС можно осуществлять следующим образом.

    1. Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать приведенный ниже формуляр.

Листок учета задач и контроля за их выполнением

Untitled Document

Дата

Приоритетность

Задача, дело, акция

Кому поручено

Начало

Конец

Примечание

    2. Систематизировать задачи по их важности, установить очередность дел в соответствии с их значением для деятельности. Не нужно забывать о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.

Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения профессиональных функций), не подлежат перепоручению. Их следует обрабатывать в первую очередь. А-задания имеют в планировании времени абсолютное преимущество. Они тем самым достигают высокой рациональности (около 65% выработки).

Последующие 20% задач составляют категорию В (важные, существенные, могут быть перепоручены для исполнения другим лицам). Здесь следует обдумать, какие задания можно выполнить самостоятельно, а какие перепоручить. Ни в коем случае не следует пренебрегать заданиями А для выполнения заданий В.

Остальные 65% всех задач являются задачами категории С (менее важные, незначительные, другими словами, рутинные, в любом случае должны быть перепоручены). Нередко задания С выполняются сами собой. Всегда нужно помнить, что срочность уступает важности.

    4. ABC-анализ действует на практике лучше всего в том случае, если:

      Планировать на день решение только 1-2 задач категории «А» (около3 часов);

      Предусматривается выполнение 2-3 задач категории В (в общей сложности около 1 часа);

      Остающееся время резервируется для задач категории С (около 3-4 часов).

Таким образом, можно управлять своим рабочим процессом, концентрируя силы и внимание на наиболее существенных делах, и достигая тем самым внутренней гармонии и спокойствия. Однако многие люди предпочитают поступать иначе: они выполняют дела только правильно (ориентация на деятельность), вместо того, чтобы выполнять правильные, т. е необходимые дела (ориентация на цели).

    5. Произвести соответствующие корректировки, ориентируя временной план на задачи А, тем самым автоматически обеспечивая то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

    6. Оценить задачи В и С с точки зрения возможности их делегирования, обращая внимание также на то, что задачи категории С не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и В существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

Важную задачу редко бывает необходимо выполнить немедленно или в ближайшее время, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу. Нужно учиться освобождаться от тирании спешности, т.е. не допускать того, чтобы важные дела становились срочными и стараться срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать. Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, - весьма индивидуальный процесс, поскольку все оценки ситуации в конечном счете субъективны.

О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии. Важно, однако, то, что устанавливаются однозначные приоритеты и эти решения могут опираться только на факты. Самоменеджмент предполагает, что руководитель может самостоятельно определять подлежащие решению задачи и время их решения.

Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам А

Нижеследующие вопросы помогут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А:

    Благодаря выполнению каких задач в наибольшей степени можно приблизиться к воплощению главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

    Можно ли за счет выполнения одной, единственной задачи решить сразу несколько других?

    Благодаря выполнению каких задач можно внести максимальный вклад в достижение общих целей предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.?

    Выполнение каких задач принесет наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

    Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Установление приоритетов - основное правило эффективной техники работы. Отдавая себе отчет в том, что не все можно и не все должно делать, следует устанавливать приоритеты и начинать с важнейших дел.

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно. Спросите себя: привыкли ли вы от одной срочной задачи «спешить» к другой? Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи? Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило (рис. 10) является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Рис. 10. Правило Эйзенхауэра

В зависимости от степени срочности и важности задачи существуют четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

    1. Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

    2. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

    3. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложность состоит в том, что они рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому рекомендуется перепроверить степень важности и попробовать задачи этого типа полностью или частично поручать подчиненным. Наряду с собственной разгрузкой, это способствует повышению мотивации в работе и квалификации подчиненных.

    4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если начать заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, тогда не нужно жаловаться на перегрузку работой. Даже подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! Лучше набраться мужества и чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «Корзина» - на схеме).

Последовательное распределение своих дел по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра значительно повысит производительность (продуктивность, результативность):

    Начинаете с важнейших задач и концентрированно занимаетесь исключительно ими;

    Разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и мотивируете труд своих подчиненных;

    Втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исполнения не только менее важные (рутинные) дела;

    Можете увеличить требовательность к своим подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями.

Горы бумаг на рабочем столе, не принятые решения, невыполненные задания - все это подчас блокирует наши творческие способности, вызывает нервную зевоту и тормозит наш рабочий и жизненный ритм. Для того чтобы выйти из этого мучительного состояния, нужно овладеть одним простым методом - тотчас же начинать что-то делать. Мы часто отодвигаем многие дела на неопределенное будущее, забывая о том, что даже мелкие и незначительные задания со временем накапливаются. В результате в один прекрасный день мы обнаруживаем перед собой горы заданий, на выполнение которых у нас нет ни сил, ни энергии. Это относится и к глажению белья, и к звонку другу, и к оформлению путевки на отдых, и ко многому другому. Как избежать этого? Нужно сделать своим девизом выражение: «Если не сейчас, то когда?». Вместо того чтобы откладывать дела «на потом», займитесь ими прямо сейчас.

Выполненное задание выглядит куда лучше, чем запланированное в ежедневнике. Завершив работу, человек испытывает чувство удовлетворения от сделанного. Его греет мысль о том, что он держит свое время под контролем и все делает вовремя.

Преимущества директ-принципа:

    Выполняя только что полученное задание, вы делаете это быстрее, поскольку решение проблемы находится у вас в голове и не приходится дважды возвращаться к одной и той же теме;

    Вы контролируете число заданий (если мы откладываем дела на будущее, они накапливаются). Моментальное решение проблемы требует минимальных затрат. Это распространяется как на глажение белья, так и на отправку делового письма;

    Вы ничего не забываете (невозможно забыть то, что вы улаживаете тотчас же). Тем самым вы одновременно увеличиваете свою надежность и уверенность;

    Вы очищаете горизонт (выполненные задания уже более не загромождают ваш рабочий стол и не блокируют мыслительные процессы);

    Ваша голова остается свободной (такие мелкие дела, как телефонный звонок, ответ на письмо и т.д., являются маленькими барьерами, которые блокируют наши творческие мысли). Уничтожте эти перегородки. Вместо того чтобы отодвигать дела на будущее, займитесь ими прямо сейчас.

Директ-принцип в действии

Следовать директ-принципу вовсе не означает «набрасываться» на любую работу, как только она оказывается в поле зрения. Напротив, нужно сначала внимательно проанализировать и оценить полученное задание, а уже потом браться за его выполнение:

    Улаживайте тотчас же,

    Отказывайтесь тотчас же,

    Планируйте тотчас же,

    Делегируйте тотчас же,

    Решайте тотчас же, как, когда и кто может выполнить эту работу лучше всего. Нужно стараться, чтобы каждое задание проходило через ваши руки только один раз и уже более к вам не возвращалось.

3-х минутная работа

    Тотчас же принимайтесь за работу, выполнение которой занимает не более трех минут. Например, сразу же отвечайте на приходящие письма. Написав ответное письмо, отправляйте его по электронной почте или по факсу. Это не оторвет вас от важных дел, но зато сэкономит время и силы.

    Тотчас же записывайте в свой ежедневник все, что хотите сделать на следующий день. Заносите все те задания, которые вы собираетесь выполнить в ближайшие недели.

    В один заход: объединяйте задания, выполнение которых проходит по одинаковой схеме. Сделав это, вам уже не придется «перепрыгивать» с одного дела на другое, тратя нервы и силы.

Записывайте все и тотчас же

Путь к успеху немыслим без записей. Записные книжки и ежедневники помогают нам ничего не упускать из виду. В минуту сомнений мы всегда можем свериться со своими записями, узнать, когда нам нужно сделать телефонный звонок, встретиться с клиентом или появиться на совещании.

Решайте тотчас же

Принимайте решение быстро и независимо от того, попросил ли вас ваш близкий друг уделить ему воскресный вечер, обратился ли к вам ваш коллега, прося помочь ему в решении трудной проблемы, или дети начинают просить вас сводить их в воскресенье в зоопарк. Возьмите себе за правило сразу же отвечать на задаваемые вам вопросы. Если вы не можете удовлетворить просьбу того или иного человека тотчас же, назначьте для этого другое время и уже не отступайте от своего обещания. Многие полагают, что невозможно принимать решения, руководствуясь директ-принципом, поскольку перед принятием любого решения нужно основательно подумать. Это не так. Если решение не принято тотчас же, наступает мыслительный паралич. Поэтому следует принимать решения сразу. Не существует решений, в правильности которых вы до конца будете уверены. Каждое решение содержит в себе фактор неуверенности. Мы никогда не владеем всей полнотой информации. Поэтому не бывает как абсолютно правильных, так и абсолютно неверных решений. Следовательно, лучше принять решение сразу, чем не принять его вообще. Принятые решения освобождают энергию. Используйте пользу позитивной волны принятого решения. Каждое следующее решение - это очередной шаг к умению эффективно выполнять любые задания. Решение мотивирует нас к действию, освобождает энергию и наполняет чувством удовлетворения. Замедлив с принятием решения, можно легко лишиться всего этого.

Надо сказать, что люди были озабочены управлением своим временем достаточно давно. По мнению американца Стивена Кови, признанного авторитета в области обучения людей целостному образу жизни, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения методов управления временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается на ежедневном планировании, вводятся долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей. При этом люди постепенно начали осознавать, что нацеленность на повышение производительности своего труда таким способом часто оказывается контрпроизводительной. Она порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. Люди стали отворачиваться от методов управления, которые встраивают их жизнь в слишком жесткие схемы.

Сегодня уже возникает четвертое , совсем иное поколение. Стало понятным, что теперь стоит задача управлять не временем, а собой. Планируются не действия и время, а сохранение и развитие отношений и достижение результатов. Другими словами, следует начать мыслить о времени по-новому.

И тем не менее, управление своим временем - не просто модное увлечение. Многие менеджеры, освоив соответствующие методики, увеличивают эффективность своей работы на 15-20%. Идея большинства всех методик состоит в том, чтобы каждый отрезок времени в течение рабочего дня был лучше спланирован. Составляются списки задач, из которых затем выделяются наиболее приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но нередко времени все равно не хватает. В результате рабочий день становится все дольше и дольше, а усталость - все больше и больше.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с принципом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает, только продуктивно, по-настоящему оно используется лишь на 20%.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступить? Как найти те двадцать «правильных» процентов? И как увериться в надежности выбора? Если отнестись к себе как целостному созданию, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует еще и время для отдыха, для саморазвития, для семьи, для сна. Если мы - люди со всем комплексом человеческих возможностей и ограничений, то понятно, почему надо управлять не временем, а собой.

Суть четвертого поколения управления временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице (табл. 12), исходная идея которой заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания, оно обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали, они просты и общеизвестны. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо для нас, как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!

Таблица 12

Матрица управления временем

Untitled Document

Срочные

Не срочные

Важные

Критические ситуации

Неотложные проблемы

Проекты с «горящим» сроком исполнения

Профилактические действия

Поддержание ресурсов и средств

Создание связей

Поиск новых возможностей

Планирование

Восстановление сил

Не важные

Отвлечения, некоторые

телефонные звонки

Какая-то корреспонденция, какие-то сообщения

Некоторые заседания

Предстоящие неотложные дела

Распространенные виды деятельности

Мелочи, отнимающие время

Корреспонденция

Пустая потеря времени

Праздное времяпрепровождение

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Именно рутинная работа съедает время, которое с такими надеждами бывает запланировано для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными? Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в нашу миссию, наши ценности и в наши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что первый квадрат одновременно и срочный, и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но когда вы сосредотачиваетесь на квадрате I, он становится все больше и больше.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение они видят в бегстве к не важным и не срочным делам квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но не важный квадрат III. Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но, в действительности, срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет - они не важные. Кроме того, они уменьшают размер квадрата I, проводя больше времени, занимаясь делами, отнесенными к квадрату II.

Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является квадрат II. Он связан с тем, что считается важным, но не срочным, и включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, осознание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они не срочные.

Некоторые результаты сосредоточения нашей деятельности в каком-либо из квадратов показаны в табл.13.

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата II, одновременно сокращая деятельность во всех остальных квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больших результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Таблица 13

Результаты деятельности по схеме матрицы

управления временем

Untitled Document

Срочные

Не срочные

Важные

Самосожжение

Управление в условиях кризиса

Постоянный пожар и «вечный бой»

Видение перспективы

Дисциплинированность

Контроль

Малое количество кризисных ситуаций

Не важные

Концентрация на краткосрочном

Управление в условиях кризиса

Репутация хамелеона

Представление о бессмысленности целей и планов

Ощущение себя безвольной жертвой, не владеющей собой

Слабые или разорванные отношения

Полная безответственность

Увольнение с работы

Зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций

Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей личности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствования, взаимодействия с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключаться с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.

Если мы приходим домой, не отключившись от работы, то это может послужить причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после наряженного рабочего дня. Эмоционально заряженные и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который, перейдя в серьезную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее утро будут мешать сосредоточиться на работе.

Нужно просто запретить себе смешивать рабочие проблемы с домашними. В идеале дома ничто не должно напоминать о работе. Поэтому нужно найти для себя тот сигнал или стимул, который будет служить «переключателем» на домашний лад. В том случае, если кто-то из домашних тоже возвращается после трудного дня, можно поставить себе за правило не реагировать на раздраженные реплики обратной агрессией хотя бы в течение первых десяти минут. Не нужно провоцировать себя на срыв. Вечером, после работы надо настроить себя на восприятие только приятных нам вещей. В любом случае надо сразу переместиться в область приятных эмоций.

Фриланс часто похож на жонглирование. Вы не только работаете над несколькими проектами в одно и то же время, но у вас также, вероятно, есть проекты, которые находятся на различных стадиях разработки.

Начало новых проектов, завершение других и постоянное углубление в работу может сделать организацию и планирование трудной задачей. Вы постоянно будете сталкиваться с проблемой эффективного управления своим временем, чтобы уравновешивать всех своих клиентов и продолжать выполнять задания.

Если вы похожи на меня, то для вас нет ничего более удовлетворяющего, чем завершить задачу и вычеркнуть ее из списка. Конечно не такое большое удовлетворение, когда получаешь оплату за работу, но все же. Лично мне гораздо проще эффективно функционировать, когда у меня сложный, но реалистичный список задач для каждого дня и каждой недели. Без планирования использования моего времени я, как правило, теряю фокус и трачу свое время менее продуктивно.

В тот момент, когда я создаю список задач на каждый день и распределяю свое время для каждой задачи, мне необходимо расставить приоритеты. Эффективное распределение является необходимостью для фрилансеров, чтобы максимизировать свою эффективность и продуктивность. Однако все мы разные и то, что работает для меня, может не работать для вас. Тут нет правильного или неправильного подхода, но мы все должны найти свой собственный идеальный метод расстановки приоритетов.

Прежде чем вдаваться в детали приоритезации нужно определить разницу между “важно” и “срочно”. Основная разница - чувствительность времени. Срочная задача должна быть сделана в короткие сроки, в то время как важная задача, хотя и является критической по некоторым причинам, не нуждается в немедленном ее выполнении. Стоит понимать, что ваши задачи могут быть срочными и важными одновременно, только срочными или важными, и даже не теми не другими.

Расставляя приоритеты, мы надеемся найти баланс, который позволит выполнять самые срочные и важные задачи. Однако иногда возникает трудность, когда приходится сравнивать одну задачу с другой.

Примером срочной задачи с относительно низкой важностью был бы приближающийся дедлайн маленького проекта для клиента, с которым вы вряд ли будете работать снова. Она должна быть выполнена в срок, поэтому тут явно больше срочности, чем важности.

С другой стороны, примером важной задачи с низкой срочностью будет высокооплачиваемая работа для постоянного клиента, который не очень придирчив ко времени.

Факторы, которые следует учитывать при определении приоритетов:

Дедлайн

Дедлайн – это что-то, с чем все мы имеем дело на регулярной основе, и они часто играют огромную роль при определении срочности задачи. Конечно, чем ближе крайний срок, тем больше срочность. Вы можете или не можете иметь достаточно времени, чтобы работать наперед и избегать срочных задач. Но если вы все-таки в состоянии сделать это, то сумеете устранить большую часть срочности, следовательно, у вас будет больше свободы при планированиеи.

Последствия

Что произойдет, если вы не успеете к сроку? В некоторых случаях это даже не вариант, но у других проектов будет очень свободный дедлайн и клиент, который не будет обеспокоен дополнительным днем или двумя для работы над проектом. Не все дедлайны одинаковы, поэтому если вы вряд ли успеваете сделать все вовремя, попытайтесь оценить последствия невыполнения каждого из сроков и расположите задачи по приоритетности.

Стадии развития

Хотя крайний срок может не маячить на горизонте, крупные проекты должны быть хорошо спланированы и выполняться соответственно. Если вы смотрите только на сроки, вы можете не увидеть актуальность, из-за чего можете находиться довольно далеко от того, чтобы все было исполнено в срок. Один из проверенных способов, который вы можете использовать, чтобы справиться с этим - установить несколько сроков для небольших этапов на протяжении всего проекта, что поможет вам оставаться в том же ритме и даст возможность легко отслеживать прогресс.

Оплата

Давайте признаем, деньги могут быть определяющим фактором как в важности, так ив срочности. Это может быть сумма гонорара, что весьма важно для вас, или же время, когда вам заплатят.

Клиенты

Это постоянный клиент, предоставляющий вам немалое количество работы? Это новый клиент , с которым вы хотели бы укрепить взаимоотношения и наладить сотрудничество? Это клиент-проблема, который всегда имеет задержки при своевременной оплате? Это новый клиент, с которым вы вряд ли будете иметь дело снова? Все эти вещи могут стать важным фактором, который будет влиять на то, как вы расставляете приоритеты.

Ваши слова

Хотя у вас нет строго дедлайна, вы сказали клиенту, что вы могли бы сделать что-то к определенному сроку? Или вы сказали, что хотите сделать что-то конкретное, что еще не закончено? Для создания репутации и повторного сотрудничества ваше слово играет важную роль.

Советы по планированию вашего времени

Разбиение проекта на более мелкие части

Не смотрите на весь проект целиком, посмотрите на то, что вам необходимо сделать в конкретный день или неделю для достижения нужного прогресса.

Подготовьтесь загодя

Это помогает планировать дела на день или на неделю загодя. Как правило, вы тратите небольшое количество времени на выходных, планируя общие приоритеты на предстоящую неделю, и каждый вечер выкладывайте план с тем, что вам нужно сделать на следующий день.

Наличие плана, сделанного загодя, помогает начинать продуктивно каждый день, а не откладывать и взвешивать все варианты, прежде чем решить, над чем работать. Это может или не может работать для вас, но, скорее всего, выиграют все от такого планирования заранее.

Анализ

В конце каждого дня потратьте несколько минут, чтобы посмотреть, что вы сделали, и оценить, как это уложилось в цели, которые вы имели на конкретный день. Это может быть полезно в определении приоритетов на следующий день, потому что теперь вы знаете, какие вещи имеют большую безотлагательность, ведь вы не смогли добраться до них сегодня.

Оценка временных затрат

Расстановка приоритетов и планирование нуждаются в оценке того, какое количество времени потребует каждый пункт.

Это очень помогает держаться темпа, когда работа замедляется и это также способствует оценки того, сколько вы действительно смогли сделать в данный день или неделю.

Также это может быть полезно для оценки будущих проектов. Возможно, вы действительно недооцениваете или переоцениваете, сколько времени требует выполнение той или иной задачи, и это поможет вам определить дедлайны в будущем.

Знайте свои сильные периоды

Все мы имеем несколько периодов в течение дня или недели, когда мы более продуктивны, чем в другое время. Если вы в курсе этих периодов, то сможете регулировать свой график так, чтобы воспользоваться вашими сильными периодами для работы, а менее сложные задачи оставить для непродуктивных периодов.

Очевидно, что ответы на электронные письма или рассылка счетов не потребуют от вас столько же концентрации, как другая работа.

Следите за своим настроением

Иногда вы можете иметь несколько разных проектов с аналогичным уровнем важности и срочности.

Я обнаружила, что я работаю лучше, когда выбираю работу, которая мне импонирует больше в тот или иной момент. Есть некоторые моменты, где я планировала писать статью, но я просто не чувствую, что я могу быть столь продуктивной, как если бы я занималась чем-то другим. Если позволяет ситуация, меняйте планы и воспользуйтесь продуктивностью рабочего времени для чего-то другого.

Это не всегда возможно, но я обнаружила, что это помогает с качеством работы, количеством времени, необходимым для выполнения работы, и это также помогает моему мироощущению в тот момент.

Планируйте свое время и правильно расставляйте приоритеты!

Дом, работа, хобби или друзья – все это далеко не полный список компонентов, из которых состоит наша жизнь. Казалось бы, что трудного в том, чтобы уделять внимания каждой из этих категорий. Все верно, однако необходимо также уточнить все так просто, ровно до того момента, пока один из этих факторов не выйдет из-под контроля. Что делать тогда? Равновесие то нарушено. В такие моменты волей-неволей начинаешь думать, а правильно ли были расставлены мои жизненные приоритеты? Или все-таки, я где-то допустил оплошность? Да и как правильно расставить приоритеты в жизни. Этой насущной проблеме и посвящён сей небольшой труд.

Без расстановки приоритетов все кажется одинаково значимым

Сергей Москалев

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

«Семья, долг, честь» — в таком ли порядке?

Проблема в правильном выборе приоритета актуальна во все времена, вне зависимости от времени года, политических взглядов или религиозных убеждений. Вопросом о том, как расставить приоритеты в жизни – это самый часто задаваемый вопрос самому себе, с начала осознанного возраста. Само понятие приоритет, подразумевает под собой первостепенную важность, первенство ваших стремлений и желаний. Тут главное прислушиваться к самому себе, своим собственным желаниям, на основе которых такая поочередность и выстраивается.

На сегодняшний момент, различают восемь составляющих любой комплексной модели приоритета:

  1. Духовность и его развитие – это ваш внутренний мир , моральный устрой, а также осознание и принятие человеческих ценностей. Это так называемая моральная сторона человека, его внутренний мир;
  2. Семья – ваши отношения с родными и близкими: друзья, родственники, любимый человек. Ваше желание им угодить и сделать счастливыми;
  3. Здоровый образ жизни – ваше отношение к спорту, активному отдыху и разумеется собственному здоровью. Умение следить за собой;
  4. Финансовый аспект – удовлетворенность своим материальным положением, а также стремление к богатству или роскоши. Ваши амбиции на материальной почве;
  5. Карьера – самореализация собственных амбиций на профессиональной почве, достижение карьерных высот. Стремление стать лучше, чем остальные в профессиональной, а также трудовой сфере деятельности;
  6. Отдых – название говорит само за себя – умение расслабиться после трудового дня или же просто от мирской суеты;
  7. Саморазвитие – умение и стремление развиваться в интересующих направлениях;
  8. Социум – окружающие вас люди, их отношения и ваша репутация в их глазах. Ваше желание угодить абсолютно незнакомым или малознакомым индивидам.

Каждый человек индивидуален

Как можно увидеть, подобная классификация весьма полна – она задевает все жизненные аспекты любого человека, начиная от работы и семьи, заканчивая отдыхом с хобби. Любой из нас имеет возможность расставить приоритеты в жизни используя такие составляющие. Вопрос будет только в том, что из этого списка окажется на верхушке чарта, а что будет в самом конце. Главное, ни в коем случае не осуждать тех, чья расстановка отличается от вашей. Помните, что каждый человек индивидуален, а значит по умолчанию, не обязан подстраиваться под кого-либо, даже если это семья или же близкие ему друзья.

Как уже говорилось, главные приоритеты жизни будут размещаться в первой тройке, таким образом показывая основное стремление человека – проще говоря его жизненную цель на текущий момент. С возрастом, шкала приоритетов может значительно измениться, например, на первое место уже будет поставлена не карьера, а личная жизнь или семья.

Факторы влияния на главные приоритеты в жизни человека

Как бы не хотелось, но для того, чтобы расставить приоритеты в жизни нужно также учитывать влияния целого ряда факторов, которые незаметно, но тем не менее, сильно влияют на нашу жизненную позицию и взгляды.

Первым таким фактором, является как бы ни тривиально это звучало – время

Будем откровенны, кто из молодых людей, в возрасте 20-25 лет думает о здоровье, правильном питании или же создании новой ячейки общества? Если наберется 5%, то это будет весьма хорошим показателем . А что касательно людей преклонного возраста? Там уже все совершенно по-иному – здоровье, семья, по сути своей полный переворот мира с ног на голову. Однако не стоит сейчас возмущаться и говорить о том, что-то или иное положение вещей неверно. Наоборот, каждый их них прав в своей расстановке интересов, просто нужно учитывать такое явление как юношеский максимализм, так и стариковская тревога. В этом случае нет ошибочного или не ошибочного мышления.

Вторым фактором будет все те ключевые события, которые произошли в жизни любого индивида

Именно они дают возможность правильно расставить приоритеты в жизни, исходя уже из собственного опыта. Этот опыт может быть, как радостный, так и печальный, но главная его задача, позволить человеку по-другому смотреть на жизнь в определенных ситуациях, которые он уже проходил или же с чем он уж имел дело. Например, для молодой семьи в приоритете будет забота о своем ребенке и только потом уже будет идти отдых.

Трудности в одной или нескольких сферах жизни — также помогает расставить приоритеты в жизни. Даже больше, именно этот фактор и является ключевым. Но при этом, возможно два вариант развития событий. Эта сфера становится ведущей, как например, неудачи на работе, заставляют еще сильнее стремиться к требуемому результату, или же наоборот – человек ее ставит на последнюю строчку своего персонального чарта. Такое очень часто наблюдается в личной жизни. Боязнь отказа или предыдущих неудач заставляют резко изменить собственные желания, поскольку человек становится яро убежденным в том, что в этом поприще, он не достигнет желаемого успеха.

Как можно теперь заметить, жизненные приоритеты – это не фиксируемая величина или своего рода аксиома, отнюдь, это нечто непостоянное, движущее и меняющее направлением явление, которое может находиться в мнительном спокойствии не более чем 5-10 лет.

Для того чтобы научиться расставлять приоритеты в жизни, все что вам необходимо – это уделить время анализу собственных мыслей и собственных желаний.

Секрет весьма прост – найдите для себя время, а затем подумайте о ряде таких вопросов:

  • Чего я хочу?
  • Каковы мои цели?
  • На что я готов(ва) ради их достижения?
  • От чего могу я отказаться на ближайшие 5 лет?

Такие простые на первый взгляд вопросы помогут вам, однако, в полной мере понять важность некоторых составляющих, которые приводились ранее. Отвечая на эти вопросы, человек, возможно сам того, не осознавая уже знает, как расставить приоритеты в жизни: что нужно поместить в первую тройку, а от чего можно и вовсе отказаться.

Задавайтесь главными вопросами хотя бы раз в год

Но не стоит проделывать такую процедуру единожды, поскольку жизнь не стоит на месте, а значит то, что было актуально для вас сейчас, может оказаться совсем ненужным уже на следующий день. Возьмите за правило каждые полгода заниматься самоанализом подобного рода, а затем фиксировать результат вашего сеанса по прикладной психологии. После истечении некоторого срока, у вас будет возможность проанализировать возможные изменения, что сыграет вам в будущем только на руку. Поскольку смена приоритетов не проходит просто так, а только под влиянием трех факторов, вышеописанных.

Начните вести свой календарь, планируя его на основе приоритетности задач: сперва самые важные, которые не терпят отлагательств, а затем второстепенные, с выполнением которых можно и повременить. Поддавая свою ежедневную жизнь подобного рода планировке, каждый человек, с легкостью сможет в момент изменения своей жизненной позиции не растеряться, а применить этот же навык и в более глубоких планах на гораздо длительные сроки.

При любой расстановке приоритетов, единственное что должно волновать человека, то главное, чем необходимо руководствоваться в первую очередь – это собственные внутренние помыслы: «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?». Задайте себе несколько вопросов подобного рода – и вы поймете, какую лучше стратегию вам выбрать, каким образом расставить приоритеты в жизни. Главное соблюдать своего рода баланс, а не впадать из крайности в крайность. Идеальным вариантом, разумеется будет равномерная временная отдача, правда это что-то из области фантастики, достигнуть такого в принципе невозможно. Хорошим советом станет также и то, что можно использовать собственный опыт для реализации собственных желаний, которые несомненно влияют и на приоритеты. Опыт – это то преимущество, которое дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. Не отказывайтесь от желания быть лучшим, просто учитесь действовать тактично и главное не забывайте оставаться человеком в любой сложившейся ситуации.

Оставайтесь при своих интересах несмотря ни на что

Главное, что хотелось бы подчеркнуть, для того, чтобы расставить приоритеты в жизни главное оставаться самим собой, не попадаясь под влияния, так называемых советчиков. Нужно понять, что правильная, а самое главное гармоничный выбор приоритетов – это залог успеха в любом начинании, поскольку вы сами знаете, чего именно желаете достигнуть.

Завершающим штрихом, будет то, что, не смотря на советы друзей или различных тренеров, не пытайтесь примерить на себя маску того, кем вы не являетесь. Если вы трудоголик и мизантроп, то для вас явно не будет в приоритете отношения и социальное общение. Следуйте собственным стремлениям и тогда все что вы для себя спланируете обязательно будет достигнуто.

Для каждого человека жизненно важно уметь правильно расставлять акценты как в работе, так и в личной жизни. Приоритетные цели и задачи – это те дела, без которых жизнь становится тусклой, серой и бессмысленной. К сожалению, в потоке будничных дел иногда бывает крайне сложно такие акценты расставлять. Мы просто пробегаем мимо собственных желаний, устремлений, целей, не замечая или не желая замечать того, как кричит во все уши собственное подсознание: «Обрати внимание! Не проходи мимо! Да постой же ты!». А мы спешим, торопимся успеть сделать то, что пообещали кому-то, успеть то, что нам навязали извне. Исправить эту ситуацию поможет правильная расстановка приоритетов.

Уделяйте себе время

Есть одно очень простое и интересное упражнение, чтобы выбраться из рутины и увидеть жизнь под новым углом. Каждый день на протяжении недели, независимо от того, на работе вы или дома, уделяйте себе одну минуту. Поставьте таймер и подумайте, что вы можете сделать за эту минуту такого, что изменит ваше внутреннее и внешнее состояние к лучшему? Какое действие может привнести в вашу жизнь немного тепла и комфорта? Возможно, вы выпьете стакан воды, а, может быть, откроете окно или выйдете на улицу. Это мелочи, на которые мы обычно не обращаем внимания: свежий воздух, пить больше жидкости – кажется, все эти предписания для впечатлительных девиц, а не для взрослых людей. Тем не менее именно здоровье – это один из важнейших приоритетов в жизни каждого человека .

На следующей неделе попробуйте увеличить это время, ставьте время уже на 5-10 минут в день и уделяйте внимание себе. Вы заметите, что это время постараетесь потратить на дела, на которые раньше не хватало времени, которые казались неважными, но теперь значительно улучшают душевное и физическое состояние.

Помойте машину, прочитайте на ночь ребенку сказку, с наслаждением поваляйтесь в ванной, почитайте любимую книгу. Если суммировать эти действия, вы увидите, что они вертятся вокруг нескольких главных направлений в вашей жизни. Семья, здоровье, образование, самосовершенствование, финансовое благополучие, любовь, новые впечатления, друзья – это «кусочки пирога», который называется «жизнью».

В потоке будничных дел, забот и обязанностей на работе и дома мы часто забываем об этих приоритетах, довольствуясь жалкими крохами удовлетворения от выполнения родительских или навязанных обществом предписаний. А что в итоге? А в итоге «мучительно больно за бесцельно прожитую жизнь». Для того чтобы этого избежать, достаточно начать жить проактивно. Избегайте бесцельности существования. Если уже «плывете по течению жизни», то плывите с определенной целью , например, как японские самураи, которые выбрали путь служения.

Легкое расставление приоритетов и гармонию в душе определяет ментальная чистота или отсутствие ментального мусора. Что такое ментальный мусор? Это: негативные эмоции, психологические комплексы, эмоциональные травмы, ограничивающие убеждения, негативные установки, зависимости и прочий хлам. Свобода от этого хлама дает энергию, решимость и чистоту мышления, которое критически необходимо как для расстановки приоритетов, так и в современной жизни вообще. .

Приоритеты: 5 путей лучше расставить акценты в жизни

Это может показаться странным, но для каждого человека приоритеты являются чем-то свойственным только ему, уникальным. Это происходит из-за различной расстановки ценностей в каждом из нас. Кому-то важно благополучие семьи, кто-то всю душу вкладывает в дружбу, а для кого-то работа на первом месте. Но мы все можем сбалансировать свою жизнь так, чтобы ценности, приоритеты и обязанности находились в гармонии (кстати, позволяет увидеть на сколько гармонично вы движетесь по жизни). И начать нужно с баланса сегодняшнего дня, в котором правильно расставить акценты, используя методы расстановки приоритетов.

Древнеиндийский поэт Капидаса говорил, что один наш день хранит в себе всю прелесть мира. И это, действительно, так. Если вы хотите сделать свою жизнь более сбалансированной, сделайте гармоничным свой день, используя эти простые инструменты.

  • 1. Самый простой способ

Составьте список дел на день и подумайте, какое из них самое важное? Какое дело из этого перечня при условии его выполнения подарит максимально большое ощущение удовлетворенности? Рядом с этим делом поставьте букву А. Возможно, у вас в списке будет не одно такое дело, поэтому ранжируйте их по степени важности, обозначая цифрами, например: А1, А2 и т.д. На протяжении дня следуйте полученной последовательности дел (без фанатизма, конечно). Вечером подведите итог. Старайтесь использовать этот метод расстановки приоритетов всякий раз, когда находитесь в состоянии усталости и фрустрации.

  • 2. Ролевой подход к расстановке приоритетов

Составьте список дел на день. На другом листе бумаге выпишите все свои значимые, приоритетные лично для вас социальные роли , например: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочь» и т.п. После этого разнесите свои дела по полученным сегментам и отранжируйте их внутри каждого из них по степени важности. На протяжении дня выполняйте последовательно самые важные дела из каждого сегмента, постепенно спускаясь на все более низкие уровни важности.

Начинать нужно, естественно, с самого приоритетного для вас сегмента. В процессе выполнения задач обращайте внимание на свое внутреннее состояние . Вам нужно отследить, насколько правильно вы расставили приоритеты. Возможно, выполняя какое-то действие, вы заметите, что в этот момент «душа болит» за что-то другое, а может быть, наоборот, день пройдет как по нотам. Обращайте внимание на такие тонкости, делайте выводы и, составляя список задач на следующий день, смещайте приоритеты в пользу тех, которые оказались для вас самыми важными. Расстановка приоритетов – дело сугубо индивидуальное.

Бывает так, что с утра или в течение дня составить список дел и отранжировать его по степени важности уже не получится. Как показывает жизненный опыт, дни, когда это происходит, особо удачными не назовешь. Чтобы вернуть все в привычное, поддающееся контролю русло, используйте такой инструмент, как «квадрат Эйзенхауэра».

Для этого расчертите на любом листе бумаги квадрат, который двумя вертикальными отрезками поделите на четыре равные доли. Две верхние части по горизонтали озаглавьте «Важно» и «Неважно», и две части по вертикали обозначьте как «Срочно» и «Не срочно». Таким образом, у вас получилось четыре ячейки. Если мы совместим мысленно вертикаль с горизонталью (как в шахматах), получится четыре категории задач: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Неважно, но срочно», «Неважно и не срочно». Всякий раз, когда вы принимаетесь за какое-то дело, отмечайте его в соответствующем квадратике. Категория «Важно и срочно» – это, как правило, «горящие» проекты, задачи, которые нужно было «выполнить еще вчера».

«Важно, но не срочно» – это проактивные задачи, которые важны для будущего благополучия. «Неважно, но срочно» – всевозможные задачи, которые пытаются на нас «повесить» окружающие. «Неважно и не срочно» – пустое времяпрепровождение, зависание в социалках, перекуры и т.д. Очевидно, что последние две категории было бы хорошо совсем исключить из своей жизни, и после разгребания завалов в первой категории уделить максимум внимания второму сегменту.

Такая расстановка приоритетов позволяет оперативно в течение дня навести порядок в делах и не пасть жертвой утра, которое не задалось.

  • 4. Система GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»)

В принципе, система GTD – это широкий спектр действий, направленных на оптимизацию всех задач, связанных с жизнью отдельно взятого человека. Но Дэвид Аллен очень интересно представил в ней собственный принцип расстановки приоритетов. Все очень просто. Для начала нужно «выгрузить» все дела и задачи из своей головы и записать их на бумагу. После того как этот процесс завершится, можно начинать ранжировать. Все дела делим на четыре категории.

Для того чтобы правильно поделить по сегментам, задавайте вопросы: «Могу ли я сделать это дело за один шаг? Сколько времени это займет? Может быть, это уже и не нужно? Могу ли я кому-нибудь перепоручить это дело?» и т.д. В итоге вы получите четко отранжированный список задач, половину из которых вы сможете решить в ближайшие пятнадцать минут.

  • 5. Расставляйте приоритеты, отталкиваясь от целей

Опишите свой идеальный день. Обозначьте каждую деталь: какая у вас семья, какие отношения, сколько вы зарабатываете, где вы живете, о чем думаете, куда ходите, чем живете? Размечтайтесь основательно, пусть это будет маленькое школьное сочинение на тему «Когда же мне жить станет хорошо?» После этого представьте себя в этом дне, подумайте, какой совет бы вы себе дали? На какие аспекты жизни попросили бы обратить внимание, чтобы ваша жизнь стала такой, как там, в будущем? Отталкиваясь от этого образа будущего, составьте перечень дел, которые бы вас приблизили к его материализации. Отранжируйте его и начните постепенно претворять в жизнь.

Все эти методы расстановки приоритетов не требуют массы времени. Они требуют уделять внимание и проявлять уважение к себе, а это для многих самая сложная задача.

Тем не менее, все усилия окупятся, если вы однажды примете решение жить осознанно и проактивно, уделяя время самым приоритетным задачам и подыскав свой собственный метод расстановки приоритетов.

просмотров
просмотров